Kongresse und Events effizient und perfekt organisieren – das ist gar nicht so einfach. Die Firma Onax IT-Solutions aus Cazis/GR hat zur Unterstützung eines seriösen Eventmanagements eine Software-Lösung names «e-vent» entwickelt. «Damit lassen sich Kongresse, Tagungen und Workshops, aber auch Seminare, Kurse sowie Sport- und Kulturanlässe jeder Grösse nicht nur besser, sondern auch zeit- und kostensparender organisieren», weiss Daniel Camenisch, zuständig für Marketing und Kommunikation bei Onax IT-Solutions. Die Firma mit 25 Mitarbeitenden bietet IT-Support und -Infrastruktur an, aber entwickelt eben auch Softwarelösungen, u.a. für Firmen und Organisationen aus dem Tourismusbereich sowie für touristische Destinationen. Das Tool e-vent wurde zusammen mit erfahrenen Eventmanagern entwickelt und bietet einige Vorteile.
Zeit und Kosten sparen: Online-Formulare ersetzen lästige Excel-Listen, automatisierte Prozesse ersparen das fehleranfällige Ausfüllen und Übertragen von Informationen per Hand bzw. Copy-paste. Für jeden Anlass werden individuelle Online-Formulare für eine einfache Anmeldung erstellt. Die Softwarelösung ist mehrsprachig, sodass Datensätze in Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung stehen. «Möglich ist alles, was gebraucht wird», so Camenisch. Zu den allgemeinen Funktionen gehören u.a. eine Adressdatenbank, eine übersichtliche Benutzerverwaltung, formatierbare Mailtemplates und frei definierbare Zusatzfelder. Auch die komplexe Verwaltung von allfälligen Sideevents, Mahlzeiten, Transfers und Zahlungsmöglichkeiten ist Bestandteil von e-vent.
Unterkunftsmanagement: Das Besondere an der Software ist laut Onax das integrierte Unterkunftsmanagement. Mit der Anmeldung kann also auch gleichzeitig die Unterkunft gebucht werden. Diese wird mit Fotos, Preisen und Verfügbarkeit abgebildet. Das System dient somit auch als Direktreservationssystem. Da Kontingente, Preise, An- und Abreisedaten bereits in den Stammdaten gepflegt werden, entfallen zusätzliche Abklärungen und Rücksprachen für Organisatoren und Teilnehmer. Alles wird online abgewickelt, inklusive Anmeldebestätigung, Inkasso und Zahlungsbestätigung. Auch die Splittung eines Rechnungsbetrages sei möglich, ebenso wie der Datei-Upload für spezifische Badges, heisst es bei Onax. Da man viel mit Tourismusorganisationen zusammenarbeite, darunter Davos Congress, habe man dieses Tool auf die Bedürfnisse der Event- und Kongressmanager abgestimmt. Auf die praxisnahen Funktionen sei man deshalb auch besonders stolz.
Alles im Firmen-CI und -CD: Der Veranstalter kann die Gestaltung der Formulare und Reports im CI der Firma bzw. des Events gestalten. «Das macht natürlich nach aussen und innen einen sehr professionellen Eindruck und schafft Vertrauen», so Camenisch. «Ebenso wie die moderne und fehlerlose Abwicklung an sich.»
Überblick per Knopfdruck: Auswertungen und Statistiken spuckt e-vent auf Knopfdruck aus. Je nach Bedarf kann man sich Teilnehmerstatistiken, Unterkunftslisten, Deadlines, Badges, Strichcodes oder Kostenaufstellungen ausdrucken lassen. Auch eine Zutrittsund Anwesenheitskontrolle ist möglich. Um das Tool e-event zu nutzen, zahlen Kunden nebst einer Grundgebühr nur, was sie brauchen. Inklusive ist ein Telefon- und Fernwartungssupport sowie regelmässige Software-Updates, heisst es bei Onax. www.onax.ch
