Mobile Veranstaltungslösung

Gästemanagement und Eventlogistik in einem: Statt auf Apps setzt Colada auf ein Mietmodell mit Web-Plattform und Profilzugriff.
FOTO: ARMIN GRÄSSL

Anbieter von Lösungen für das Teilnehmermanagement von Veranstaltungen  gibt es gefühlt sehr viele. Meist handelt es sich dabei um Mobile-Applikationen (Apps), die für die jeweilige Veranstaltung individuell erarbeitet und erstellt werden und auf das Smartphone geladen werden können und müssen. Dabei geht es bislang meist nur darum, möglichst alle Informationen einer Veranstaltung zu digitalisieren und Lösungen im Sinne einer digitalen Kommunikation anzubieten.

Künftig will man dem Kunden aber nicht nur eine Technologie bieten, sondern das Marketing mit einer umfassenden, integrierten Prozessintegration – CRM, Gästemanagement und Eventlogistik – unterstützen, um die Eventorganisation von der Planung, Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbearbeitung markant zu verbessern.

Diese Meinung vertritt Andrea Salce von Colada: «Seit gut zwölf Jahren beschäftigen wir uns mit Gäste- und Teilnehmermanagement. Vor rund vier Jahren haben wir uns Gedanken gemacht, wie man von Native-App-Lösungen wegkommt und gleichzeitig eine Plattform schaffen kann, die sämtlichen Bedürfnissen der Agentur, des Kunden und der Teilnehmer gerecht wird und einfach zu handhaben ist.» Seit rund zwei Jahren bieten Salce und sein Team nun die Colada-Plattform an, bei der es sich um eine über jeden Browser einzuloggende Website im HTML-5-Standard handelt. Ähnlich wie bei Social Media geht es darum, ein Profil, in diesem Fall für eine Veranstaltung zu erstellen, um damit in der Welt des Kunden zu arbeiten.

PROFIL MIT INDIVIDUELLEN BAUSTEINEN

Mit einem Colada-Profil erhält man Zugriff auf das Basis-Angebot. Wer die vielfältigen Möglichkeiten bzw. Bausteine der Plattform testen möchte, erhält einen 30-tägigen Gratis-Zugang. Egal ob KMU oder Grosskonzern – entsprechend den Bedürfnissen der Organisatoren kann man die für den Event benötigten Bausteine zusammenstellen bzw. nutzen. Von der Gästeeinladung über Ticketing, Anfahrtspläne, Informationen zur Location, Ablauf, Rahmenprogramme, Übernachtungsangebote, Fotoarchiv bis hin zu Logistik, Tisch- und Sitzplan und vieles mehr – alles ist über diese Plattform abrufbar und sowohl für Organisatoren als auch Teilnehmer verfüg- und nutzbar. Mit Anpassungen und Ergänzungen auf dem betreffenden Profil kann auf Sonderwünsche eingegangen werden.

Ein wichtiger Punkt ist, dass die Plattform auf Mietbasis genutzt werden kann. Je nach Volumen und Anzahl Bausteinen, die man für das Gästemanagement nutzt, wird eine Mietgebühr fällig. Die Anschaffung einer teuren Software wird somit hinfällig. Drei Bereiche, welche die Plattform bietet, sind für Andrea Salce rund um das Gäste- bzw. Teilnehmermanagement von grösster Wichtigkeit: Information, Kommunikation und Interaktion. Mit dem System kann der Kunde beispielsweise eine Website mit allen Informationen zum Event bauen, die Gäste einladen, das Ticket ausstellen und letztlich interaktive Aktionen lancieren, wie etwa ein Quiz oder eine Abstimmung. Durch die Bekanntgabe der Profil-Web site (z.B. www.xy-jahrestagung2017.ch) erhalten alle Teilnehmer Zugriff zu den drei Bereichen der Plattform für diesen spezifischen Event.

Auch die KonferenzArena vom 25. Januar 2017 im Kongresshaus Zürich arbeitet mit dieser mobilen Konferenzlösung. Colada stellt den Teilnehmern, Ausstellern, Besuchern und Gästen die Plattform zur Verfügung und ermöglicht damit den einfachen Zugriff auf alle Informationen rund um die eintägige MICE-Veranstaltung. Ab jetzt kann die Website www.ka17.ch auf jedem mobilen Gerät via Browser aufgerufen werden. Anmeldung und Registrierung sind ebenso inte griert wie das Programm des Tages, die Übersicht über die Speakers, allgemeine Hinweise, Informationen zur Location, die Ausstellerliste, eine Fotogalerie, News, die Hallenpläne und eine Voting-Funktion für die Abstimmung bei der MICE Quiz Show «Falsch gewinnt».


Gut zu wissen

Der Schlüssel zum Erfolg im Gästemanagement ist nicht primär eine Frage der Technologie, sondern der klaren Definition der Prozesse. Dabei gilt es, drei Pfeiler zu beachten.

  1. Aus der Sicht des Gastes: Was sind seine Bedürfnisse, welche Möglichkeiten soll er
    haben und wie kann man ihm die Prozesse rund um eine Veranstaltung möglichst einfach machen?
  2. Aus der Sicht des Kunden (Gastgeber): Was will er mit all den Informationen machen bzw. wie will er die Daten nutzen – vor, während und nach dem Anlass?
  3. Aus Sicht der Organisatoren (Eventagentur / interne Stellen): Welche Bedürfnisse haben jene, die mit der gesamten Umsetzung beauftragt sind? Wie können diese möglichst effizient arbeiten?