Ein paar Festbänke, Luftballons und weisse Papierservietten auf dem Tisch – mit dieser Optik lockt man heute keinen mehr hinter dem Ofen hervor. Ob kleiner Mitarbeiteranlass oder grosser Kundenevent: die Gäste haben heute hohe Erwartungen, was Eventdekoration angeht. Der Überraschungseffekt gehört dabei zu den entscheidenden Faktoren.
Ein «Must» ist laut Marco Volpi, Geschäftsführer der Firma Rent-a-Lounge im Kanton Aargau, heute die «bewegte Bestuhlung». Statt runder Tische, an denen den ganzen Abend die gleichen Leute beisammensitzen, gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, einen Mix aus Hochtischen mit Hockern, Stehtischen und Lounges als Wohlfühloasen zu gestalten. «Die Gäste müssen sich bewegen können», meint Volpi. Toll findet er unter anderem Ideen wie Marktstände, an denen die Gäste sich mit Essen versorgen können und immer wieder mit anderen Menschen ins Gespräch kommen. Dies lässt sich in Zusammenarbeit mit einem Caterer verwirklichen.
Das passende Motto von Frühling bis Südsee
Beliebt, vor allem bei KMU, sei es derzeit, dem Anlass ein Deko-Motto zu geben, sagt Fabrizio Fassbind vom Eventausstatter Deko.ch aus Dällikon ZH. Von Mexikanisch über Schweizer Alpenschick bis zur Mischung aus beidem – vieles habe er mit seiner Firma bereits umgesetzt. Alles in Weiss inklusive Eisskulpturen, ein ganzer Dschungel mit 1000 Pflanzen oder Südseestrand-Feeling mit LKW-Ladungen voller Sand – das sind die Beispiele, von denen Branchenkollege Volpi berichtet. Es sei eben alles eine Budgetfrage, sagt er. Rent-a-Lounge habe auch schon Eventdeko mit Gondeln und Helikopter auf 3000 Meter in die Berge geschickt, Eisenbahnwagen oder Schiffe ausgestattet. Auch Natürliches sei gefragt, z.B. das Motto «Frühling» mit Rasenteppich und echten Birkenstämmen. Der Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt.
Wichtig sei es, die Location vorher auf die Umsetzbarkeit der Idee zu prüfen, sagen die Experten, die beide meist mit Eventagenturen, Technikern und Caterern zusammenarbeiten, bei kleineren Events aber auch direkt mit dem Kunden. Büroraum, Zirkuszelt, Turnhalle oder Lagerhalle – je nach Umfeld muss die Idee angepasst werden. Zudem mache es natürlich einen Unterschied, ob der Event den ganzen Tag dauere oder nur wenige Stunden. Nach einer vorherigen Absprache, Ideenaustausch und idealerweise einer Ortsbegehung werde schnell klar, was machbar sei und was es koste. In Sachen Budget hätten die Leute manchmal falsche Vorstellungen, sagt Volpi. «Eine ganze Turnhalle ausstatten für ein Budget von 1000 Franken, das ist eher unrealistisch», meint er. Für seine Kunden fertigt Rent-a-Lounge Skizzen an, entweder von Hand oder auf Wunsch auch in 3D.
Alles kann man leihen
Dekomaterial kaufen? Davon rät Fassbind eher ab. Dann tendiere man dazu, etwas Minderwertiges zu kaufen und mehrmals verwenden könne man die Elemente ohnehin eigentlich nicht. «Das wird für die Gäste, die beim letzten Mal schon eingeladen waren, schnell langweilig.» Bei Eventausstattern könne man schliesslich alles mieten, von Tischen, Stühlen und Lounges über Kerzenständer bis zu Abfallsystemen und Absperrungen. Bei Deko.ch im Angebot sind sogar umgebaute Ski-Gondeln, Schaummaschinen oder Dekomaterial für Halloween. «Falls der Kunde etwas wünscht, was wir nicht im Sortiment haben, kaufen wir es für ihn», sagt Fassbind. Je nach Aufwand müsse der Kunde dann jedoch gewisse Mindestbedingungen unterschreiben.
Zeitfaktor beachten
Zeitlich gesehen müssen Eventorganisatoren v.a. darauf achten, wann Event-Hochsaison ist. In der Vorweihnachtszeit, wenn alle ihre Weihnachtsessen oder Jahresabschluss-Events machen, könne es sein, dass erstens der Dekorateur keine Zeit habe und zweitens das benötigte Material bereits verliehen sei, sagt Fassbind.
Wer einen Grossevent mit Tausenden von Personen ausstatten will, inklusive der Erschaffung einer ganzen Inszenierung, hat die Möglichkeit, sich an spezialisierte Grossraumdekorateure zu wenden, sagt z.B. Martin Didinger von der Ideko GmbH in Rheinland-Pfalz. Diese haben meist ganze Lagerhallen voller Kulissen und Dekorationsobjekten, die zu bestimmten Themen passen. Festbänke und Luftballons können dort zwar auch zum Konzept gehören, im Trend sind aber eher ganze Landschaften mit gemütlichen Loungemöbeln oder orientalischen Hockern, speziell beleuchtete und geschmückte Zelte oder mit Stoffen ausgekleidete Räume inklusive Wasserspiele. Ob klein oder gross: Was bei jedem Event zählt, ist das Gesamtkonzept. Und an dieses sollten sich natürlich auch Einladung, Essen und Programm anpassen.
Pflanzen als Deko-Element:
Checkliste Eventdekoration (aus MICE-tip 1/2017):
