Die Versuchung ist offenbar gross: In Schweizer Firmen wird bei den Spesen geschummelt, was das Zeug hält. Dabei geht ist nicht um grosse Summen – aber bekanntlich macht Kleinvieh auch Mist. Viel Mist sogar.
Aktuelle Studienergebnisse der SAP-Concur-Organisation zeigen nämlich: Die überhöhte Abrechnung von Spesen findet nicht immer im grossen Stil über Summen im sechsstelligen Bereich statt, sondern beginnt oft bereits im Kleinen. Ein erstaunlich großer Teil (12 %) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Schweizer Unternehmen ist der Meinung, dass es bei einem Betrag von bis zu CHF 100 akzeptabel ist, eine wissentlich falsche Abrechnung einzureichen. Vor diesem Hintergrund ist es kaum verwunderlich, dass Schweizer Unternehmen mit einer Grösse von 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund CHF 14’162 durch Spesenbetrug verlieren.
Gerade in der aktuell sehr dynamischen und schwer planbaren Markt- und Wettbewerbssituation, fällt auch dieser relativ überschaubare Verlust doch besonders schwer ins Gewicht. Kein Unternehmen kann es sich derzeit leisten, ineffizient zu haushalten oder verschwenderisch zu sein. Hinzu kommt der anhaltende Druck von Regulierungsbehörden und Investoren, die auch präventive Massnahmen zum Schutz vor Betrug aller Art erwarten.
Vom Aufrunden und Saufen
Und darum geht es konkret: Viele Befragte haben schon einmal Kilometerkosten (38%) oder die berufliche Telefonrechnung (31%) aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (33%) oder Kosten für Büroausstattung (29%). Beliebt ist auch der Griff in die Minibar: 32% der Befragten rechnen schon mal alkoholische Getränke ab, die nicht durch das Spesenreglement abgedeckt sind.
Beweggrund für das betrügerische Verhalten ist laut den Studienergebnissen der eigene Sinn für Gerechtigkeit: Die frisierte Spesenabrechnung wird als Ausgleich für unbezahlte Überstunden (18%), zusätzliche Kosten im Homeoffice (18%) oder Zeit auf Geschäftsreisen (19%) angesehen. So sagen auch nur 35% der Befragten, dass das Reisekostenreglement ihres Unternehmens gut angepasst und fair ist.
Mit Vertrauen gegen Betrug
Die grosse Bandbreite betrügerischen Verhaltens macht es besonders aufwändig, falsche Spesenabrechnungen zu identifizieren. Vor allem, wenn Unternehmen bei der Bearbeitung nach wie vor auf Stift und Papier setzen. Kein Einzelfall bei Schweizer Unternehmen – 31% sagen, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und 25%, dass ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken.
Obwohl Reise- und Finanzentscheider das grosse Potenzial von künstlicher Intelligenz erkennen, setzen diese bisher nur 17% der Schweizer Unternehmen zur internen Betrugserkennung ein. Der Kern des Problems hat aber noch eine zweite Komponente: Nur 24% der Befragten wissen, was als Spesenbetrug zu bewerten ist. Abhilfe schaffen könnte die Aus- und Weiterbildung rund um die Spesenreglemente – für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie für Reise- und Finanzentscheider.
Wird eine klare Ausgaben- und Rechnungspolitik um Schulungen sowie automatisierte, intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement ergänzt, könnten Betrugsmuster schneller erkannt werden. Dabei geht es nicht darum, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Generalverdacht zu stellen, schreiben die Studienautoren. Vielmehr sollen schwarze Schafe rechtzeitig entdeckt werden, damit nicht die ganze Belegschaft unter dem Fehlverhalten einzelner Personen leidet.
Bei der Bekämpfung betrügerischen Verhaltens gelte es, eine positive Unternehmenskultur auf Basis von Vertrauen und Gleichbehandlung zu schaffen, in der Bedenken gehört werden und sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt fühlen. Ein wichtiger Schritt hierfür sei der Einsatz von KI-basierten Lösungen für das Ausgaben- und Risikomanagement.
(Business Traveltip)
