Datenpool statt Excel-Sheet

Baltazaar Visitor Management sorgt für Ordnung in einem fehleranfälligen Metier.
Saal

Wer arbeitet im Besuchermanagement heute noch mit Excel-Listen? «Erstaunlich viele und sogar grosse Unternehmen», sagt Claudia Schuler, Geschäftsführerin und Mitgründerin von Baltazaar Visitor Management. «Aber das endet immer im Chaos», weiss die Expertin, die über 15 Jahre Erfahrung im Expo-, Event- und Kongress-Management hat. Schuler war u.a. Geschäftsführerin beim Live-Communication-Verband Expo-Event und im Organisationskomitee des Züri Fäscht und kennt deshalb die Herausforderungen des Geschäfts. Händeringend habe sie in früheren Jahren nach einem Unternehmen gesucht, das ihr ein Team zur Verfügung stellen könne, «das weiss, worauf es im Besuchermanagement ankommt».

Diese Lücke hat Claudia Schuler im Jahr 2012 einfach selbst geschlossen und mit einem Softwarehaus zusammen das serverbasierte System «Baltazaar» entwickelt. Heute beschäftigt sie vier Festangestellte, die meisten in der IT, sowie Freelancer und Hostessen.

Einladung, Registrierung, An- und Abmeldung, Zimmerbuchung, Bezahlung, Nachbearbeitung: Mit ihrem System gehe das alles aus einem Pool. Je nach Bedarf kann der Kunde verschiedene Bausteine nutzen, auch in mehreren Sprachen, erklärt Schuler. Für jede Person ist ein persönliches File hinterlegt. Dort ist ersichtlich, welche Teilbereiche der Veranstaltung sie besuchen darf, in welchem Hotel sie eingecheckt ist und auf Wunsch kann der Veranstalter anhand eines Reportings im Nachhinein sogar feststellen, wer wann gekommen und gegangen ist.

Die Einladung entscheidet

Beim Organisieren des Events und seiner Inhalte gehe oft vergessen, dass die Erstansprache mit darüber entscheide, ob der Kunde zum Event komme oder nicht, gibt Schuler zu bedenken. Zunächst müsse die Einladung ansprechend sein und ein modernes Management dahinter vermuten lassen. Auch wenn man auf gedruckte Einladungen Wert lege, könne die Abwicklung digital erfolgen. «Ein Code, ein Klick und schon ist man auf seinem persönlichen File», so Schuler. Natürlich müsse heute alles auf einem Badge gespeichert sein, der am besten fürs Smartphone oder als Ticket-Download zur Verfügung steht. Obwohl die Leute
sich heute immer kurzfristiger für eine Teilnahme entscheiden, müsse die Ansprache langfristig erfolgen.

Die grosse Aufregung entstehe dann kurz vor dem Event, wenn noch die letzten Zu- und die meisten Absagen kommen. Dann ist ein schnelles, verlässliches und übersichtliches System entscheidend. «Wir können auch den Lieferanten Zugriff auf ausgewählte Daten geben», sagt die Baltazaar-Chefin. Etwa wenn es um das Organisieren von Shuttles zu bestimmten Zeiten gehe. «Man kann sich einblenden lassen, wer wann wo ankommt und wo die Person hingebracht werden muss.»

Eine wichtige Empfehlung hat Claudia Schuler: Die Kunden auch im Nachhinein anschreiben. «Danke für Ihre Teilnahme» oder «Schade, dass Sie nicht dabei sein konnten», beides mache Sinn für die Kundenbindung. Und wenn dann noch ein Link zu Vorträgen oder Fotos angehängt sind, ist die Sache perfekt. www.baltazaar.ch

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