Ob für Mitgliederveranstaltungen, Vorträge oder Workshops – die Suche nach einer passenden Lokalität gestaltet sich häufig als Herausforderung. Auf was ist zu achten, damit das Meeting ein Erfolg wird? Nachfolgende Tipps helfen, den dafür passenden Seminarraum zu finden. Das Team vom Raum 11 in Zürich-Oerlikon hat einige Tipps zusammengestellt, weitere sind auf deren Website zu finden.
Einige Fragen sollte man sich im Vorfeld stellen, bevor ein Seminarraum gemietet wird:
- Warum entscheidet der passende Raum über Erfolg oder Misserfolg?
- Wo liegen die Preise?
- Was sollte das Raumangebot beinhalten?
- Was ist beim Ablauf zu beachten?
Tipp Nr. 1: Umgebung ist wichtig
Ein weiteres Augenmerk sollte der Umgebung geschenkt werden. Befinden sich Restaurants in der Nähe? So kann ein Mittagessen in die Veranstaltung integriert werden. Man lernt die Teilnehmer besser kennen und legt auf die Vernetzung mehr Wert. Ein Cateringangebot ist ebenfalls hilfreich. Allfällige zeitintensive Distanzen fallen weg, die Mahlzeiten können bequem in den dafür vorgesehenen Räumen zu sich genommen werden.
Tipp Nr. 2: Kompetentes Fachpersonal
Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Begleitung durch Fachpersonen. Wer steht für Buchungsanfragen bereit? Wie flexibel reagiert man dort auf etwaige Wünsche oder Anregungen? Ein Workshop, eine Tagung oder Mitgliederversammlung stellt immer auch einige Herausforderungen an die Leiter dar. Aus diesem Grund ist es beruhigend zu wissen, wenn fachlich fundiertes Personal zur Seite steht.
Tipp Nr. 3: Wohlfühlatmosphäre schaffen
Die Bestuhlung ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Ergonomisch geformte Stühle helfen den Teilnehmern, sich wohl zu fühlen und sich auf das Gesprochene zu konzentrieren. Falsches Mobiliar führt zu Rückenschmerzen und Nackenverspannungen. Auch die Grösse eines Konferenzraums ist entscheidend.
Tipp Nr. 4: Professionelle Multimedia
Im Vorfeld muss abgeklärt werden, was das Angebot beinhaltet. Stehen entsprechende Medien, wie ein Beamer oder Drucker bereit? Oder muss ich dies zusätzlich mieten? Ein gutes WLAN ist unabdingbar. Ausserdem ist es auch hier hilfreich, einen kompetenten Berater zur Seite zu haben, bei dem man sich bei etwaigen Problemen oder Störungen wenden kann.
Tipp Nr. 5: Öffnungszeiten beachten
So viele Seminarräume oder Tagungsorte es in der Schweiz mittlerweile gibt, so unterschiedlich gestalten sich auch die Öffnungszeiten. Nicht immer ist es möglich, abends oder am Wochenende seinen Wunschraum mieten zu können. Dies ist im Vorfeld unbedingt abzuklären.
Tipp Nr. 6: Für ein gemütliches Ambiente sorgen
Ein Meetingraum sollte hell und einladend sein, über möglichst grosse Fensterfronten verfügen. Tageslicht motiviert die Teilnehmer und steigert die Konzentration. Aber auch das künstliche Licht darf nicht ausser Acht gelassen werden. Wenn möglich, sollten sich die Fenster öffnen lassen, damit in den Pausen frische Luft hereingelassen werden kann.
Tipp Nr. 7: Struktur in den Ablauf bringen
Alles in allen nehmen die Vorbereitungen also viel Zeit in Anspruch. Bereits im Vorfeld muss zudem ein Ablauf des Meetings abgehandelt worden sein. (MICE-tip)
