Um einen Event besonders effizient zu organisieren, wird immer häufiger auf technologische Hilfsmittel zurückgegriffen. Bei kleinen Veranstaltungen, die bei KMU oft von Sekretärinnen oder vom Chef selber organisiert werden, mag eine Excel-Teilnehmerliste oder ein Word-Programmablauf gerade noch genügen. Doch eine grössere bzw. komplexere Veranstaltung setzt ein professionelles Eventund Teilnehmer-Management voraus. Branchenprofis wie Eventagenturen gehen davon aus, dass bei komplexen Events ab rund 50 Personen und bei einfacheren Events ab etwa 100 Personen die Nutzung technologischer Hilfsmittel Sinn macht. Das sind keine absoluten Richtwerte. Doch professioneller ist es auf jeden Fall. Letztlich ist es nicht nur die Grösse, die über den Einsatz solcher Technologien entscheidet. Faktoren wie Inhalt, Positionierung, Zielgruppe oder die Botschaft, die übermittelt werden soll, spielen dabei ebenso eine Rolle.
Entsprechende Technologielösungen gibt es viele. Hört man sich in der MICE-Branche um, so ist die Rede von rund zehn Anbietern, die sich weltweit durchgesetzt haben. Namen, die dabei immer wieder genannt werden, sind beispielsweise Event Air, Etouches, Eventzilla oder Cvent.
WAS WICHTIG IST Worauf kommt es nun aber an? Was soll eine solche Software bieten? Die Auswahl eines Veranstaltungsortes, die Anmeldung/Registrierung und Verwaltung der Teilnehmer, Unterkunft & Reise, das eigentliche Management des Veranstaltungsablaufs oder der Link zu Social Media gehören zum Basisangebot. Ebenso wichtig ist das Branding mit der Corporate Identity (CI) des Gastgebers, speziell wenn die Veranstaltung durch einen Dritten organisiert wird. Für viele Unternehmen ist es von grosser Bedeutung, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, die Plattform werde vom Gastgeber bewirtschaftet und zur Verfügung gestellt. Das Tool soll bezüglich Look and Feel die CI des Gastgebers widerspiegeln.
Die Plattformen sollen möglichst einfach mit Informationen gespiesen werden können. Der Kunde bzw. Teilnehmer wiederum soll einen möglichst einfachen Zugriff zu diesen Daten wie etwa Tagesprogramm, elektronischer Badge, Reisewetter, Anreise erhalten. Bei kurzfristigen Änderungen im Programm soll die Kommunikation durch SMS oder andere elektronische Kommunikationskanäle gewährleistet sein. Und das alles noch mit einer hohen Datensicherheit. In Zeiten von Compliance soll das Tool auch gewährleisten, dass privat zu bezahlende Anschlussprogramme für Teilnehmer oder Begleitpersonen einfach und sicher über die private Kreditkarte abgerechnet werden können, ohne dass dabei die Daten im Bereich des offiziellen Veranstaltungsteil für den Organisator sichtbar werden. Apropos Daten: Jederzeit und mit wenigen Einstellungen soll klar definiert werden können, wer zu welchen Daten bzw. Bereichen des Tools wann Zugriff haben darf.
MESSBARKEIT DANK DATENANALYSE Eine Cloud-basierte Lösung für Meeting- und Event-Management bietet z.B. Cvent an. Von Sourcing von Veranstaltungsorten und Räumen, der Erstellung und Verwaltung von Event-Webseiten und dem Teilnehmer-Management über den Check-in und eine interaktive Miteinbindung der Teilnehmer durch mobile Apps vor Ort bis hin zu Reporting und Datenanalyse werden Eventplaner während des gesamten Lebenszyklus der Veranstaltung begleitet. So ist via Weblinks und mobilen Apps der Zugang zum System von überall her möglich. Interaktiver Austausch vor, während und nach dem Event ist ein weiterer Schwerpunkt. Die Schweizerin Karin Althaus, bei Cvent in London im Marketing tätig, erklärt gegenüber MICE-tip: «Einen immer grösseren Stellenwert nimmt die Datenanalyse und damit verbunden die Messbarkeit eines Events ein. Ein beachtlicher Teil des Marketingbudgets vieler Firmen fliesst in Live-Events, da diese erfahrungsgemäss nach der Webseite den zweitwichtigsten Marketingkanal darstellen. Folglich wird es immer wichtiger, Nutzen und Ertrag einer Veranstaltung sichtbar zu machen. Dabei bilden die gespeicherten Daten – von der Registrierung bis hin zur interaktiven Bewertung und Befragung der Teilnehmer – die Basis für eine möglichst genaue Auswertung.»
WICHTIGE SOFTFAKTOREN Ein zentrales Thema sei die Power von Eventdaten und wie Event-Management-Technologie integriert in CRM/E-Marketing-Lösungen usw. helfen können, Einblicke und Daten zum Teilnehmerverhalten über den ganzen Eventlebenszyklus zu bekommen, zu analysieren und zu nutzen. Ein besseres Verständnis für die «Reise des Teilnehmers» sei hilfreich, um das Eventerlebnis für die Teilnehmer zu personalisieren, zukünftige Events zu verbessern und den ROI besser bewerten zu können. «Daten sind gut, man muss sie aber nutzen, und zwar richtig», so Althaus.
Aus Kreisen der Agenturen wird immer wieder betont, wie wichtig neben den Hard Facts auch viele Softfaktoren wie Zufriedenheit, Pünktlichkeit, Stimmung und mehr sei, um den Erfolg einer Veranstaltung möglichst umfassend messen bzw. beurteilen zu können. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, alle oder ausgesuchte Teilnehmerkreise schnell und einfach zu befragen. Um den passenden Anbieter bzw. die geeignete Lösung zu finden, ist es laut Althaus wichtig, sich nach einer genauen Definition der Event-Ziele und Anforderungen an Technologie einen Überblick über die am Markt vorhandenen Lösungen zu verschaffen. Das setze ein Bewusstsein voraus, wie solche Lösungen zur Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung und Kosteneinsparung eingesetzt werden können. Das Bewusstsein scheint vorhanden: «Gemäss einer kürzlichen Studie sind sich 80% der Eventveranstalter der Wichtigkeit eines Einsatzes solcher Tools fürs Verständnis und die Verknüpfung des digitalen und des physischen Fussabdruckes der Teilnehmer bewusst. Aber nur 20% nutzen eine entsprechende Software und damit die Möglichkeit, alle diese Daten zu integrieren und zu nutzen», führt Althaus aus.
Es seien nicht nur Eventagenturen oder internationale Konzerne, sondern auch KMU, Verbände, Institutionen und Hochschulen, welche entsprechende Anwendungen einsetzen würden. Die Entscheidung für eine bestimmte Lösung hänge nicht alleine von den Kosten ab. Genauso wichtig seien die Flexibilität und die Vielfalt an Möglichkeiten, das Tool den Bedürfnissen jedes Kunden massgeschneidert anzupassen. In der Branche werden – gerade in der Schweiz – auch die Mehrsprachigkeit, Online-/ Offline-Nutzung, die Datensicherheit und Cloudoder Serverlösung als weitere Faktoren für einen Entscheid ins Feld geführt. Denn es gibt Firmen, welche die Speicherung von Daten in Clouds verbieten.
Checkliste Event-Management-Technologie
