Bei Geschäftsreisen sind manuelle und papierbasierte Prozesse eine Last, die den heutigen Erwartungen der Mitarbeitenden widerspricht. Die Lust geschäftlich zu verreisen und Kunden oder Partner persönlich zu treffen, vergeht daher schnell, wenn sich im Gepäck wieder Formulare und Belege sammeln.
Im Zuge der Covid-19-Pandemie hat gerade der Mittelstand in der Schweiz viel in IT-Infrastrukturen und digitale Tools investiert. Laut der aktuellen Schweizer KMU-Studie von SAP Concur sind 38% der Mitarbeitenden im Schweizer Mittelstand durch die Covid-19-Pandemie aber auch anspruchsvoller geworden, was den Einsatz digitaler Tools bei ihrem Arbeitgeber angeht.
Fokussiert arbeiten – egal wo, Hauptsache die Technik funktioniert
Digitale Meetings am geschäftlichen Laptop oder Diensthandy sind durch den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice zum Alltag bei vielen KMU geworden. Vier von zehn Mitarbeitende (43%) sind der Meinung, dass weitere IT-Lösungen zu einer Verbesserung virtueller Arbeitsumgebungen führen sollen.
Sie sagen aber auch, dass Geschäftsreiseaktivitäten dadurch nicht ersetzt werden können. Vielmehr haben 38% der Befragten nun die Erwartung, dass ihr Arbeitgeber auch Apps bereitstellt, die Geschäftsreisen einfacher gestalten – gerade mit Blick auf Flugchaos, weltweite Krisen oder Pandemieregeln.
Zur papierlosen Reise ist es noch weit
Digitale Lösungen vereinfachen die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben wie Spesen. Immerhin bei einem Drittel der mittelständischen Unternehmen (34%) können eingescannte Belege schon digital eingereicht werden.
Bei mehr als einem Drittel (38%) der Mitarbeitenden ist das Einreichen von Belegen für Reisekosten und Spesen bisher hingegen nur in Papierform möglich. Beim Ansammeln von Quittungen können Papierbelege jedoch für immer verloren gehen – vor allem unterwegs. 14% der befragten Mitarbeitenden aus dem Mittelstand geben sogar an, deswegen auf Kosten sitzenzubleiben.
Zettelwirtschaft nervt
Die Abwicklung der Geschäftsreise endet nicht mit der Rückkehr: Zurück im Büro muss sich einer von vier Befragten in der Schweiz (23 ) relativ lange mit der Spesenkostenabrechnung beschäftigen. Dabei werden Abrechnungen nicht selten beanstandet, sodass Informationen nachgereicht werden müssen.
Danach beginnt oftmals das Warten: Zwar gibt bereits ein knappes Drittel (30%) der Befragten an, dass die Rückerstattung der Kosten seit der Prozessoptimierung kürzer als eine Woche dauert. 29% der Mitarbeitenden warten dafür aber noch zwei bis vier Wochen auf ihr Geld.
7% der Schweizer Mitarbeitenden im Mittelstand geben an, dass sie der Prozess zur Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen in ihrem Arbeitsalltag tatsächlich ausbremst. Immerhin erleben die Schweizer ihre Spesenabrechnung weniger als Störfaktor als ihre Nachbarn in Österreich (15%) und in Deutschland (10%).
«Wird bei der Digitalisierung im Mittelstand auch die Reisekostenabrechnung konsequent mitgedacht, sparen Unternehmen wertvolle Arbeitszeit und Budget», sagt Dennis Torchetti, Head of Switzerland & CEE bei SAP Concur. «Schon während der Reise können Mitarbeitende Rechnungen und Belege der Spesenabrechnung hinzufügen. Das verkürzt die Reisenachbereitung und die Rückerstattung der Kosten erheblich und wirkt sich positiv auf die Employee Experience aus. Für Geschäftsreiseverantwortliche wird der gesamte Prozess transparenter und Mitarbeiterausgaben besser steuerbar.»
(Business Traveltip)
