Wer einen Event organisiert, ist immer wieder auf temporäre Mitarbeitende angewiesen. Ob Servicepersonal, Hostessen, Empfangs- und Garderobenmitarbeitende, Auf- und Abbauhilfen, Security, Dekorateure oder Veranstaltungstechniker – die möglichen Jobprofile können dabei sehr unterschiedlich sein. Da diese Teilzeitangestellten ebenso zum Auftritt und Gesicht des Veranstalters beitragen, müssen sie in puncto Freundlichkeit und Kompetenz ebenfalls hohen Ansprüchen genügen. Zum Glück gibt es diverse Personalvermittlungsagenturen, die bei der Wahl der richtigen Teilzeitarbeitskraft behilflich sind.
Victor Calabrò, Gründer und CEO der Personalvermittlungsagentur Staff Finder, die seit kurzem unter dem Namen Coople auftritt, kennt das Problem aus eigener Erfahrung, suchte er doch für seine eigene Eventagentur immer wieder Teilzeit-Mitarbeiter für einen Anlass. Für ihn kristallisierten sich dabei drei Problemkreise heraus: die Regionalität der Einsätze, die verschiedenen Jobprofile und die benötigte Anzahl der Temporärmitarbeitenden. «Die Zeit und der Aufwand, die passende Arbeitskraft zu finden, dürfen nicht unterschätzt werden», betont der Experte.
JOBPROFILE ERSTELLEN
Er rät den Personalsuchenden daher, zunächst imaginär den Anlass zu durchlaufen, um abschätzen zu können, wo und wie viele temporäre Arbeitskräfte benötigt werden. «Danach erstellt man am besten einen Einsatzplan mit den verschiedenen Jobprofilen», so der Start-up-Unternehmer. Dort sollte dann auch der Zeitrahmen für die verschiedenen Einsätze festgehalten werden.
Geht es an die Rekrutierung der Teilzeitarbeitskraft, befindet man sich sozusagen in der «Matching-Phase». «Es ist nicht einfach, die passenden Leute zu finden, die nicht nur ins Jobprofil passen, sondern auch zur Firmenkultur», so Calabrò (siehe Seite 36–37). Hier hilft der Erfahrungsaustausch mit den angegebenen Referenzen oder ein Blick in die Social Media, wobei der Aufwand möglichst gering gehalten werden sollte, schliesslich wird die Arbeitskraft ja meist nur für ein paar Stunden benötigt. Es lohnt sich daher, Personal über eine vertrauenswürdige Agentur zu buchen, die ihre Poolmitglieder persönlich kennt und den Kunden bei der Profilwahl unterstützen kann. Diese helfen auch bei den rechtlichen Aspekten wie Arbeitsverträge erstellen, Stundenlohn bestimmen, Sozialleistungsabzüge berechnen etc. «Was die Stundenansätze betrifft, sollte man nicht knausrig sein», gibt Calabrò einen weiteren Tipp. «Am Schluss lohnt es sich nicht, ein paar Franken eingespart zu haben, um dann einen unmotivierten Mitarbeitenden im Einsatz zu haben.»
ARBEITSKRAFT GEFUNDEN – UND JETZT?
Hat man seine Teilzeitarbeitskräfte beisammen, ist die Arbeit selbstverständlich noch nicht getan. Nun heisst es, diese auf den Anlass vorzubereiten. Dazu gehören neben den Do & Don’t-Informationen auch das Durchspielen von möglichen Szenarien. Eine kurze Firmenpräsentation, das Umreissen des Ziels des Events sowie eine Beschreibung der erwarteten Gäste helfen dem Temporär-Mitarbeitenden, sich auf seine Aufgabe vorzubereiten.
Nach dem Anlass sollte nicht nur ein Feedback an die Arbeitskraft gegeben, sondern auch ein solches eingeholt werden. Diese helfen bei der Organisation des nächsten Events.
Do’s:
Wissen, wie viel Personal man braucht
Nach Qualifikationen fragen
Informationen und Einführung vermitteln
Markenwerte der Firma vermitteln
Dont’s:
Freunde und/oder Familienmitglieder engagieren
Entscheidungen hinausschieben
Schlecht bezahlen
Nur nach dem Aussehen beurteilen
Victor Calabrò ist Gründer und CEO von Staff Finder, jetzt Coople.
