Les nombreux défis liés aux visas

Les gestionnaires de voyages constatent des complications émergentes alors que les voyages internationaux reprennent.
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Les restrictions de voyage dans le monde entier continuent de s’assouplir, mais le défi accru de s’assurer que les voyageurs d’affaires comprennent et respectent les diverses exigences d’entrée reste un fardeau pour de nombreux gestionnaires de voyages ayant des programmes internationaux.

Les voyages d’affaires internationaux ont repris ces derniers mois, mais les niveaux de personnel restent inférieurs à ceux d’avant la pandémie dans une grande partie de l’industrie, y compris les sociétés de gestion de voyages ainsi que les consulats et ambassades qui traitent les visas et autres services d’immigration. Avec moins de ressources disponibles, les gestionnaires de voyages sont davantage sollicités pour fournir des informations essentielles. Outre les questions liées à la routine des voyages, il faut désormais en plus être en mesure d’être au fait des exigences en vigueur en matière de visas.

Planifier et anticiper

Alors que le processus de planification annuelle va démarrer dans de nombreuses entreprises dans les mois à venir, certains souligne l’importance que les voyages y soient intégrés – et pas uniquement du point de vue budgétaire. Les groupes et les employés devraient commencer à réfléchir au nombre de voyages qu’ils prévoient, aux villes où ils devront se rendre et aux clients qu’ils veulent rencontrer.

Les délais d’attente pour les rendez-vous restent longs dans de nombreux consulats et ambassades du monde entier, certains demandeurs d’entrée aux États-Unis ne pouvant obtenir un rendez-vous avant trois mois, voire l’année prochaine. Si une entreprise américaine a l’intention de faire venir plusieurs employés de l’étranger l’année prochaine, elle devrait peut-être commencer à planifier dès maintenant.

Même si un voyage international moins compliqué est nécessaire, ceux qui n’ont pas voyagé à l’étranger au cours des dernières années devraient vérifier les dates d’expiration de leur passeport. Un point essentiel qui peut aisément avoir été perdu de vue au cours des années de pandémie.

Doublement de la communication

Faye Zeidlhack, directrice des voyages internationaux de Takeda Pharmaceutical Co., dont le siège est au Japon, a dû aider les voyageurs internationaux à s’orienter dans la procédure d’entrée en Japon. Cela a inclus les documents à remplir, les tests chronométrés avec précisions et le passage à l’aéroport qui pouvait prendre jusqu’à six heures. «Les nouvelles conditions d’entrée sont compliquées et restent compliquées, alors je deviens nerveuse», dit-elle. «Il vaut mieux mettre toutes les chances de votre côté, ou vous pourriez vous voir refuser l’embarquement.»

Bien que les TMC soient une ressource, elles n’ont généralement pas la capacité de passer des heures à s’assurer que chaque voyageur comprend chaque exigence. C’est pourquoi elles fournissent souvent des sites web contenant des informations et des liens, mais c’est à l’équipe de voyage de s’assurer que ces informations sont lues et comprises par les voyageurs.

Cela nécessite de la formation et un suivi de tout temps. Ainsi, lorsque les voyageurs reçoivent une notification des exigences avant leur voyage, Faye Zeidlhack dit qu’elle envoie une deuxième note du service des voyages pour s’assurer qu’ils l’ont bien lue. La communication consiste également à s’assurer que les voyageurs disposent d’informations une fois arrivés à destination, par exemple pour savoir où ils peuvent obtenir un test Covid-19 approuvé si nécessaire.

Une entreprise pourrait envisager de fournir une liste de cliniques et d’hôpitaux à proximité de son siège international ou de ses hôtels préférés, ainsi que des liens vers la façon dont les voyageurs peuvent prendre rendez-vous, suggère Stephen Gheerow, directeur principal des voyages internationaux à la Fondation Bill et Melinda Gates. «Nous devons commencer à armer nos voyageurs, car le monde du voyage dans lequel nous entrons est vraiment en libre-service.»

E-visas: ce qu’il faut faire et éviter

Plusieurs pays ont suspendu les programmes de visas électroniques et de visas à l’arrivée pendant la pandémie, mais ils reprennent aujourd’hui, et de plus en plus de pays les introduisent en partie comme solution aux arriérés de visas. Bien qu’il s’agisse d’une option plus simple dans la plupart des cas, ces programmes comportent toujours un certain nombre de risques.»

D’une part, de nombreux pays limitent ce que les visiteurs munis d’un visa électronique peuvent faire dans le pays, ce qui peut exclure certaines tâches professionnelles, de sorte qu’ils ne conviennent pas toujours aux voyages d’affaires. En outre, certains pays qui ont des programmes de visa à l’arrivée ont des exigences de pré-autorisation qui doivent être remplies avant d’arriver sur place, de sorte que les voyageurs et les gestionnaires de voyages doivent examiner de près toutes les exigences et restrictions.

La procédure de demande peut également présenter quelques difficultés pour les voyageurs. Pour recevoir un visa électronique de l’Indonésie, par exemple, le formulaire doit être rempli pendant les heures de bureau indonésiennes – ce qui, pour les voyageurs basés aux États-Unis, correspond à la fin de l’après-midi ou à la nuit – de sorte qu’un voyageur américain qui essaie de le remplir pendant les heures de bureau normales risque d’être frustré.

En outre, les responsables des voyages doivent s’assurer que les voyageurs obtiennent les e-visas par les voies appropriées. Une recherche sur Google pour obtenir des informations sur les visas électroniques renvoie à un grand nombre de sites frauduleux qui incitent les voyageurs à fournir des informations personnelles et des données de paiement.

Les escrocs ne perdent pas de temps pour cibler les voyageurs. De faux sites ont déjà été lancés, imitant le système européen d’information et d’autorisation concernant les voyages, qui ne devrait même pas être opérationnel avant la fin de l’année prochaine.

Éviter le piège du visa touristique

Face aux longues attentes pour l’obtention d’un visa d’affaires, certains voyageurs sont tentés de demander simplement un visa de tourisme, mais cela risque d’avoir des conséquences désastreuses, car c’est “techniquement mentir sur une demande”, rappelle Stephen Gheerow.

Dans certains cas, un visa de tourisme peut suffire pour un voyage d’affaires. Certains pays autorisent par exemple un voyageur à assister à une conférence avec un visa touristique. Dans de telles situations, les voyageurs devront évaluer tout ce qu’ils feront au cours de leur voyage pour s’assurer qu’aucun élément ne viole les restrictions en matière de visa.

D’une manière générale, «si vous signez un contrat, formez du personnel ou voyagez avec des outils [commerciaux], vous ne pouvez pas partir avec un visa touristique», précise Carsten Østberg, directeur général pour l’Europe du fournisseur de services d’immigration et de visa CIBT.

Cela s’applique également aux voyageurs qui combinent voyage d’affaires et voyage de loisirs, car ils auront toujours besoin d’un visa d’affaires même si les affaires ne représentent qu’une petite partie de leur voyage. S’ils sont pris en flagrant délit de violation des conditions d’obtention du visa, les conséquences peuvent affecter non seulement les voyageurs, mais aussi l’ensemble de l’entreprise.

«Le voyageur peut être détenu, et si l’entreprise fait des affaires sur ce marché, elle peut être sanctionnée ou ses activités peuvent être interrompues», explique Stephen Gheerow. «C’est la voie de la moindre résistance, mais beaucoup de choses peuvent mal tourner dans ce processus.»

(Business Traveltip)