Die Covid-19-Pandemie hat in den letzten zwei Jahren das Geschäftsreise-Business massiv reduziert – und damit Zeit zum Nachdenken über die Zukunft des Business Travel geschaffen. Das führte in vielen Unternehmen, Kunden und Anbietern, zu einer Neuausrichtung mit neuen Prioritäten. Geschäftsreiseanbieter BCD Travel hat im Report ‘Business Travel Trends for 2022’ acht Trends identifiziert, die in diesem Jahr für Travel Manager und Geschäftsreisende beschäftigen werden.
Geschäftsreisen müssten ihren Wert belegen
In den letzten 20 Monaten hat sich ein grosser Teil der alltäglichen Kommunikation im Arbeitsalltag online verlagert, ohne wesentliche Verluste punkto Produktivität der Mitarbeiter und des Unternehmens. Obwohl der Geschäftsreiseverkehr fast völlig zum Erliegen kam, verzeichneten viele Unternehmen hohe Gewinne. Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass virtuelle Meetings und Fernarbeit das Ende aller Geschäftsreisen einläuten. Virtuelle Kommunikation ist besonders ineffektiv für Beziehungsaufbau. Nach 20 Monaten Einschränkungen, ist der Nachholbedarf an persönlichen Treffen mit Kunden,
Partnern und Kollegen so hoch wie nie zuvor.
Wann und ob überhaupt die Geschäftsreisen wieder das Niveau vor der Pandemie erreichen, ist offen. Aber es ist höchste Zeit, dass Unternehmen und Reisemanager anfangen, über das sich verändernde Reiseparadigma nachzudenken und wie sie ihre Reiseprogramme anpassen wollen. Travel Manager müssen den Wert von Reisen anhand der Qualität der Ergebnisse zeigen, um den internen Stakeholdern zu beweisen, dass es sich lohnt zu reisen. Dabei geht es nicht nur darum, die Reisekosten zu senken, sondern die Effektivität dieser Reisen für das Erreichen der Ziele des Unternehmens darzulegen.
Tagesausflüge zur Teilnahme an einer zweistündigen Sitzung dürften verschwinden, da sie schwieriger zu rechtfertigen sind. Anstelle von weniger Reisen und Reisende, kann es in manchen Unternehmen auch zu mehr Geschäftsreisen mit einem bestimmten Zweck kommen als in der als in der Vergangenheit, sofern diese Reisen vertretbar sind.
Umweltverträglichkeit wird ein immer wichtigeres Kriterium
Nicht erst die UN-Klimakonferenz COP26 rückte 2021 Klimawandel und Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt des weltweiten Interesses. Immer mehr Länder und Nichtregierungsorganisationen (NGO) wie die International Air Transport Association (IATA) verpflichten sich zu einer Netto-Null-Zukunft.
Somit wächst der Druck für alle Marktteilnehmer. Unternehmen setzen sich mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinander und Travel Manager suchen nach Möglichkeiten, den CO2-Fussabdruck ihres Geschäftsreiseprogramms zu verringern. Ausschreibungsdokumente für Anbieter und Lieferanten werden zunehmend Verpflichtungen zur Nachhaltigkeit enthalten. Und Reiseeinkäufer werden höchstwahrscheinlich ausreichende Informationen verlangen, um die ökologische Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit verschiedener Anbieter zu vergleichen.
Neue Erwartungen der Reisenden erfordern neue Reiserichtlinien
Die Zeiten starrer Beschäftigungspolitik für Büroangestellte sind vorbei. Der Übergang zur Telearbeit verändert rapide die Art und Weise, wie wir arbeiten und reisen. Unternehmen müssen ihre Arbeitsplatzpolitik an die Bedürfnisse digitaler Nomaden und hybrider Arbeitnehmer anpassen und sie fest in ihre Agenda in Sachen ‘People Risk Management’ integrieren.
People Risk Management statt Travel Risk Management
Die Zunahme von Tele- und Hybridarbeit verlangt von den Unternehmen, dass sie ihre Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern auch dann immer wahrnehmen, wenn sie nicht im Büro sind, egal ob auf Geschäftsreise oder im Home Office. Vorausschauende Unternehmen gehen von Travel Risk Management zu People Risk Management über. Sie erkennen, dass es nicht mehr nur darum geht, die Sicherheit ihrer Reisenden, sondern aller Mitarbeiter zu gewährleisten, egal wo sie sich aufhalten.
Tools zur Sicherheitsberichterstattung oder -verfolgung werden neue Kategorien von Mitarbeitern aufnehmen. Anstatt nur Reisende an riskanten Orten zu überwachen, müssen Arbeitgeber diese Tools auch für Fernangestellte bereitstellen und ihnen erlauben, jederzeit und überall einzuchecken. Es muss dabei das richtige Gleichgewicht zwischen dem Schutz der Mitarbeiter im Krisenfall und der Vermeidung einer übermässigen Kontrolle durch den Arbeitgeber gefunden werden.
Das Spektrum an Risiken wird wieder breiter
Die Risiken im Zusammenhang mit einer weltweiten Pandemie haben die Menschen fast zwei Jahre lang beschäftigt und werden es noch eine Weile weiterhin tun. Wenn die Reisetätigkeit wieder zunimmt ist es wichtig, auch andere Risiken wieder auf dem Radar zu haben, denen Travel Manager und ihre Reisenden ausgesetzt sein können.
Dazu gehören z. B. extreme Wetterereignisse, Terrorismus, Kriminalität, wirtschaftliche Risiken und Angriffe auf die Cybersicherheit. Unternehmen müssen ihr Risikomanagementprogramm für Geschäftsreisen überprüfen, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter unterwegs zu gewährleisten. Das heisst, die Wirksamkeit der Praktiken und Richtlinien der Fürsorgepflicht von Unternehmen bezogen auf Reiserisiken kritisch hinterfragen.
Cybersicherheit gewinnt weiter an Wichtigkeit
Cyberbedrohungen nehmen weiter zu, ebenso wie ihre potenziellen Auswirkungen. Viele Travel Manager haben die Bedeutung der Cybersicherheit bereits erkannt und stellen sie in den Vordergrund der Partnerschaft mit ihrem Geschäftsreiseanbieter. Aber sie müssen auch ihr Unternehmen und ihre Reisenden vor Cyberbedrohungen schützen.
Der erste Schritt besteht darin, diese als ein tägliches Risiko für die Reisebranche zu erkennen und Verantwortung zu übernehmen. Vorbeugende oder die Auswirkungen minimierende Massnahmen zahlen sich mehr aus als die bloße Reaktion auf bereits eingetretene Vorfälle. Zweitens: Oftmals sind Mitarbeiter die Schwachstelle. Daher ist es sehr empfehlenswert, Reisende angemessen zu schulen und die richtigen Vorsichtsmassnahmen zu treffen, wenn sie eine Geschäftsreise antreten.
Think Local statt Globalisierung
Die Globalisierung hat in den letzten 20 bis 30 Jahren viele Vorteile gebracht. Politische Unruhen, veränderte Verbraucherwerte und Kosten sowie Lieferkettenprobleme zwingen jedoch zum Umdenken. Unternehmen gehen von einem konsolidierten zu einem diversifizierteren Ansatz bei Lieferung, Produktion und Verbrauch über und suchen nach Möglichkeiten, ihre Produktion wieder näher an den Ort des Verbrauchs zu rücken.
Geschäftsreisemuster könnten sich dadurch ändern. Im Zuge dieser Umstellung können Travel Manager das Beste aus beiden Welten nutzen, indem sie Geschäftsreiseanbieter mit globalen Netzwerken auswählen, die durch lokale Niederlassungen unterstützt werden und dadurch Fachwissen bezüglich spezifischer Bedürfnisse von Mitarbeitern in unterschiedlichen Märkten bieten.
Fintech vereinfacht die Abrechnung
Eine Umfrage von BCD unter Einkäufern von Geschäftsreisen hat ergeben, dass Payment und Expense zu den grössten Problemen beim Management von Geschäftsreisen gehören. Die Einführung von Fintech-basierten Lösungen kann dazu beitragen, Zahlungen, den Rechnungsabgleich und das Rechnungsmanagement von Geschäftsreisen zu vereinfachen, zu digitalisieren und zu automatisieren. Geschäftsreisende, Travel Manager und Finanzteams können gemeinsam von den Vorteilen einer reibungslosen, digitalen Zahlungsabwicklung profitieren – von der Reisebuchung über die Bezahlung bis hin zum Zahlungsabgleich. (Business Traveltip)
