Effizienzsteigerung und Kostensenkung sind in der aktuellen Wirtschaftslage die wichtigsten Ziele für Unternehmen. Das Geschäftsreisemanagement ist dabei ein Bereich mit grossem Potenzial, wird aber häufig noch vernachlässigt.
Veraltete IT-Lösungen behindern häufig den Fortschritt. Obwohl viele Unternehmen bereits Software einsetzen, entsprechen diese Lösungen nicht mehr den Anforderungen moderner Arbeitsmodelle. Schlüssel-Technologien wie künstliche Intelligenz bleiben dabei noch häufig ungenutzt. Doch wie finden Unternehmen einen passenden Partner im Bereich Geschäftsreisemanagement?
SAP Concur gibt eine Auswahl von relevanten Fragen die im Zusammenhang mit einer neuen Softwareanwendung im Reisekostenmangement gestellt werden müssen.
Elf Fragen die IT-Verantwortliche den Stakeholder im Reisekostenmanagement stellen müssen
- Wie werden Belege erfasst und in Ausgabenelemente umgewandelt?
Neben der optischen Zeichenerkennung (z. B. auf Quittungen) sollte die Lösung auch Instrumente wie KI und maschinelles Lernen verwenden. Diese können relevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen wie E-Mails oder Konten automatisch erfassen, kategorisieren und Ausgabenberichte ausfüllen. Darüber hinaus kann KI Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, entlasten, indem sie Ausgaben in verschiedenen Währungen und Sprachen sowie regulatorische und steuerliche Aspekte berücksichtigt.
- Wie lange dauert es, die Lösung zu implementieren und Anwendende einzuarbeiten?
Ein neues Tool erfordert Schulungen und Trainings, um nachhaltig zu funktionieren. Dennoch sollte der Einarbeitungsprozess für alle Beteiligten schnell und einfach ablaufen und interne Teams nicht zusätzlich belasten. Administratoren und Führungskräfte wünschen sich simple, schnelle Lösungen, die ab dem ersten Tag etwas bewirken. Mitarbeitende bevorzugen übersichtliche Nutzeroberflächen, eine intuitive Bedienung und Anleitungen während der Nutzung. Eine Lösung, die Mitarbeitende je nach Bedarf und Rolle Schritt für Schritt begleitet treibt nicht nur die Effizienz, sondern verringert gleichzeitig auch den Druck auf IT-Teams.
- In welche Systeme kann die Lösung integriert werden, damit Daten über die Reisekostenabrechnung z. B. in das ERP- oder Finanzsystem eingespeist werden können?
Unternehmen benötigen Lösungen, die sich in ihre eigenen Systeme integrieren lassen, darunter ERP-, Kreditorenbuchhaltungs-, Personalwesen- und CRM-Systeme. Ein idealer Anbieter für das Reisekostenmanagement sollte darüber hinaus Zugang zu einem breiten Partner-Ökosystem bieten, um sich mit verwandten Reise-, Verbraucher- und Unternehmensanwendungen zu verbinden. Ein Ökosystem, das sowohl interne Systeme als auch Systeme von Drittanbietern umfasst, beschleunigt den Prozessdurchlauf für Mitarbeitende. So können beispielsweise alle Daten an einem Ort miteinander verknüpft werden und sie müssen nicht länger verschiedene Berichte und Dashboards durchsuchen.
- Können Reiseanträge und Ausgaben von jedem Gerät aus eingereicht, geprüft und genehmigt werden?
Geschäftsreisen von mobilen Endgeräten zu buchen und Ausgaben einzureichen ist längst kein ‘nice to have’ mehr. Reisende möchten ihre Belege fotografieren, den Kilometerstand ihres Dienstwagens für eine sofortige Abrechnung erfassen, Reiserouten überprüfen und Berichte von unterwegs genehmigen lassen können. Eine intuitive Erfahrung mit In-App-Anleitungen ist dabei von entscheidender Bedeutung.
- Kann die Lösung Daten aus Buchungen erfassen, die nicht über das Buchungstool oder die Travel Manager getätigt wurden?
Die Lösung für das Reisekostenmanagement sollte in der Lage sein, alle Buchungen zu erfassen – unabhängig von der Buchungsplattform. Denn Finanzteams und Travel Manager benötigen eine ganzheitliche Sicht auf Reisebuchungen, um Kosten kontrollieren und ihrer Fürsorgepflicht nachkommen zu können. Eine Plattform, die diese Informationen zur Verfügung stellt, ist dafür Voraussetzung.
- Ist die Lösung in Anwendungen von Drittanbietern integriert, die automatisch Fehler identifizieren und bei der Mehrwertsteuerrückerstattung helfen?
Viele Ausgaben erfüllen aufgrund falscher Angaben oder fehlender Daten nicht die Anforderungen, um die Mehrwertsteuer zurückfordern zu können. Falsche oder unvollständige Anträge können potenzielle Risiken darstellen und zu einer Prüfung durch die Steuerbehörde führen. Um diese Probleme zu lösen, arbeiten viele Geschäftsreisemanagement-Anbieter mit externen Partnern zusammen, um auch eine Komplettlösung zur Steueroptimierung anbieten zu können.
- Wie unterstützt die Lösung Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeitsziele?
Die Möglichkeit, von überall zu arbeiten hat Geschäftsreisen stark verändert. Finanzverantwortliche und Travel Manager benötigen eine massgeschneiderte Lösung, die Unternehmensrichtlinien, Präferenzen der Mitarbeitenden und Nachhaltigkeitsziele in Einklang bringt und dynamische Änderungen der Richtlinien schnell in den gesamten Geschäftsreiseprozess integriert. So muss beispielsweise die Benutzeroberfläche schnell angepasst werden können.
- Wie wird das Reporting vereinfacht? Welche Dashboards und Berichtsvorlagen sind in der Lösung enthalten? Können sie angepasst werden?
Reisekostenmanagement ist komplex und Unternehmen suchen intelligente Lösungen, die ihre Anforderungen an die Datenverarbeitung erfüllen. Ein neuer Anbieter sollte in der Lage sein, mit seiner Lösung Ausgabendaten schnell und genau zu erfassen und diese Daten in vorkonfigurierten sowie benutzerdefinierten Berichtsoptionen darzustellen. Berichte und Dashboards helfen Verantwortlichen, Ausgabenmuster zu verstehen und zu kontrollieren. So können sie ihre Reiserichtlinie dynamisch anpassen und kosteneffizienter gestalten.
- Wie kann die Lösung dabei helfen, Betrugsfälle zu reduzieren und dafür sorgen, dass Unternehmensrichtlinien sowie gesetzliche Vorschriften eingehalten werden
Die neusten Betrugsschutzfunktionen sollten Teil des Tools sein. Dazu gehört auch künstliche Intelligenz, die ein hohes Volumen an Daten im Reisekostenmanagement sammeln, verarbeiten und einen möglichen Missbrauch bei der Reisekostenabrechnung erkennen kann.
- Welche Sicherheitsfunktionen gibt es? Wie werden persönliche und geschäftliche Daten geschützt?
Um die Datensicherheit zu gewährleisten und Daten vor Bedrohungen zu schützen, sollten Lösungen die neusten Sicherheitsprotokolle enthalten. Sie helfen sowohl interne als auch externe Bedrohungen abzuwehren.
- Wie gestaltet sich der Support? Bieten sie zusätzliche Hilfe für komplexere Situationen an?
Ein rund um die Uhr verfügbarer Support ist für die meisten Unternehmen entscheidend, insbesondere, während der Umstellung von der alten auf die neue Lösung. IT-Teams, aber auch Finanzverantwortliche, Travel Manager und Reisende müssen gerade zu Beginn häufig mit unbekannten Situationen umgehen und benötigen Unterstützung – und das kann auch an einem späten Freitagabend während einer Geschäftsreise der Fall sein.
