In vielen Corporate-Travel-Programmen sind Reisen von Nicht-Angestellten wie Auftragnehmer*innen, Bewerbenden oder Freelancern ungeregelt, wie Business Travel Executive herausgefunden hat.
Der Grund liegt im System: Geschäftsreiseprogramme sind in der Regel auf Mitarbeitende mit hinterlegten HR-Profilen, standardisierten Buchungswegen und klaren Zahlungsprozessen ausgelegt. Für externe Reisende greift diese Logik nur eingeschränkt.
Bereits bei der Erfassung der Reise muss eine Alternative her, da diese Reisenden oft nicht im HR-System existieren.
Auch während der Reise entstehen Brüche. Ohne feste Traveller-Profile und ohne Unternehmenszahlungsmittel kommt es häufiger zu Buchungen, welche die Reisenden selber vornehmen. Kandidat*innen oder Auftragnehmer*innen nutzen dann eigene Kreditkarten oder umgehen das System vollständig. Das führt dazu, dass Unternehmen weder von verhandelten Tarifen profitieren noch Travel Policies konsequent anwenden können. Zusätzlich bleibt oft unklar, ob diese Richtlinien den Reisenden überhaupt bekannt sind.
Ein weiteres Problem zeigt sich in der Betreuung während der Reise. Wenn externe Reisende nicht im System hinterlegt sind, stehen sie im Falle einer Störung alleine da. Bei Flugausfällen oder kurzfristigen Änderungen fehlt zentrale Unterstützung und Fälle werden verzögert bearbeitet.
Besonders deutlich werden diese Schwächen bei Reisen, die kurzfristig organisiert werden müssen, oder bei projektbasierten Einsätzen von Auftragnehmer*innen.
Ansätze aus der Praxis
Reisen von Nicht-Angestellen sind sowieso Teil des Firmen-Programms – unabhängig davon, ob sie formal reguliert werden oder nicht. Ziel ist, ein klares System zu schaffen.
Dazu gehört, klare Prozesse dafür zu definieren, wie Reisen von Nicht-Angestellten gebucht und genehmigt werden, abgestimmt mit internen Stakeholdern wie HR, Einkauf und Recruiting. Ebenso wichtig ist es, von Anfang an festzulegen, wie Zahlung und Abrechnung gehandhabt werden. Ausserdem sollen die betroffenen Personen proaktiv über die vorhandenen Reiserichtlinien informiert werden.
Ziel ist es, externe Reisende in bestehende Programme einzubinden, ohne die Struktur klassischer Employee-Programme zu überlasten. Die jeweilige Travel Management Company kann einen bei der Umsetzung unterstützen. (Business Traveltip)
