Da sich die Geschäftsreiselandschaft ständig weiterentwickelt, überdenken Travel Manager in Unternehmen die Art und Weise, wie sie Hotels und Tagungsorte über ihre Ausschreibungsverfahren (RFP) beschaffen – weg von Ad-hoc-Verhandlungen hin zu strategischeren, wertorientierten Ansätzen für ihre Unternehmen und Reisenden. Zwar steht die Kostensenkung weiterhin im Vordergrund, doch möchten viele nun auch die Zufriedenheit maximieren, Risiken managen und CO²-Emissionen reduzieren.
Dies geht aus einer neuen Studie der Global Business Travel Association (GBTA) in Zusammenarbeit mit dem Anbieter von Technologien für Tagungen, Veranstaltungen und Gastgewerbe, Cvent, hervor, die auf einer Umfrage unter Geschäftsreisemanagern und Hotelfachleuten in den USA, Kanada und Europa basiert.
Der daraus resultierende Bericht ‘Hotel and Meeting Sourcing: The Current Landscape and the Future’ kommt zu dem Ergebnis, dass strukturierte Ausschreibungen nach wie vor die bevorzugte Beschaffungsmethode für verwaltete Hotel- und Tagungsprogramme sind.
Ausschreibungen sorgen für mehr Stabilität
Von den Travel Managern, die direkt mit Hotels verhandeln, führen zwei Drittel (63%) formelle Ausschreibungen durch, darunter fast die Hälfte (47%), die ausschliesslich über Ausschreibungen verhandeln, und weitere 16%, die auch informell verhandeln. Einige (36 %) verhandeln mit Hotels vollständig ausserhalb eines formellen Ausschreibungsprozesses.
Die Umfrage ergab ausserdem:
Informelle Verhandlungen werden grösstenteils von kleineren Unternehmen mit 5000 oder weniger Mitarbeitern geführt. Sieben von zehn (69%) dieser Unternehmen verhandeln mit Hotels vollständig ausserhalb eines Ausschreibungsprozesses, verglichen mit nur etwa einem Fünftel der grösseren Unternehmen.
Informelle Verhandlungen sind auch in Europa weniger verbreitet, wo mehr als die Hälfte der Einkäufer (55%) angibt, dass ihr Unternehmen ausschliesslich über Ausschreibungen mit Hotels verhandelt.
Reisekäufer sehen Nachteile in Verhandlungen mit Hotels ausserhalb eines RFP-Prozesses, darunter manuelle Prozesse/geringere Standardisierung (53%), Hotels verstehen möglicherweise die Vertragsbedingungen nicht vollständig (4 %) und es stehen weniger Objekte zum Vergleich zur Verfügung (37%).
Suzanne Neufang, CEO der GBTA, sagte: «Unsere Untersuchungen zeigen, dass strategisches Sourcing für Travel Manager unerlässlich ist, um widerstandsfähige, zukunftsfähige Reiseprogramme aufzubauen. Die Rolle von Ausschreibungen geht mittlerweile über die blosse Sicherung besserer Preise hinaus – sie tragen nun dazu bei, dass Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter maximieren, Risiken besser managen und ihre CO²-Emissionsziele in einem zunehmend komplexen globalen Umfeld erreichen können.»
«Da sich die heutigen Reiseprogramme weiterentwickeln, um den umfassenderen Unternehmenszielen wie Rentabilität, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit Rechnung zu tragen, sind formelle Ausschreibungen weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Programms», sagte Julie Haddix, Senior Director of Marketing bei Cvent. «Die Ergebnisse des diesjährigen Berichts unterstreichen den anhaltenden Wert der Nutzung formeller, strategischer Beschaffungsmassnahmen, um Konsistenz, Transparenz und Kosteneinsparungen sowohl bei Hotel- als auch bei Tagungsausgaben zu erzielen. Wir bei Cvent sind stolz darauf, Reiseeinkäufer und -anbieter mit den Tools zu unterstützen, die sie benötigen, um den RFP-Prozess sowohl für Reise- als auch für Meeting-RFPs zu optimieren, um datengestützte Erkenntnisse zu gewinnen und intelligentere, widerstandsfähigere Reiseprogramme aufzubauen.»
Feste Preise bleiben ein Eckpfeiler von Managed-Hotel-Programmen
Während in der Branche in letzter Zeit ein wachsendes Interesse an dynamischen Tarifen mit prozentualen Rabatten zu verzeichnen ist, bleiben Festpreise ein Eckpfeiler von Managed-Hotel-Programmen. Vier von fünf Einkäufern (79%) geben an, dass sie immer oder oft Festpreise mit Hotels aushandeln, wobei die Hälfte (47%) dasselbe über dynamische Rabatte auf Ebene der einzelnen Hotels sagt.
Die Studie ergab ausserdem:
Hotels bieten Annehmlichkeiten, um den Wert der Partnerschaft zu steigern. Die Hälfte der Hotelfachleute gibt an, dass ihr Unternehmen zumindest manchmal ein kostenloses Frühstück (53%) und kostenlose Stornierungen oder erlassene Stornierungsgebühren (50%) zu den Festpreisen für Firmenkunden anbietet.
Eine grose Mehrheit der Reiseprogramme (84%) vergleicht zumindest manchmal ihre ausgehandelten Rabatte mit den öffentlichen Preisen, um sicherzustellen, dass die Rabatte wettbewerbsfähig bleiben.
Beschaffungsprogramme für Meetings haben Verbesserungsbedarf
Die Untersuchung zeigt auch, dass bei der Sicherung von Tagungsräumen verschiedene Prozesse eine Rolle spielen. Von den Einkäufern, die angeben, dass ihr Unternehmen direkt mit den Veranstaltungsorten verhandelt, sagen drei von fünf (61%), dass ihr Unternehmen Ausschreibungen durchführt.
Weitere Ergebnisse sind:
- Beschaffungsprogramme für Meetings sind verbesserungswürdig, da nur ein Drittel der Einkäufer (32%) angibt, dass ihr Unternehmen über ein gut entwickeltes Managed-Meetings-Programm verfügt.
- Unternehmensreiseeinkäufer sehen Nachteile bei der Planung von Meetings ausserhalb eines Managed-Programms – darunter höhere Kosten/entgangene Einsparungen (79%), weniger Daten, die sie bei zukünftigen Verhandlungen nutzen können (74%), und Bedenken hinsichtlich Risikomanagement/Sicherheit (63%).
- Ein Drittel (34 %) der Unternehmen verfügt über keinen definierten Beschaffungsprozess für die Sicherung von Tagungs-/Veranstaltungsräumen – trotz potenzieller Einsparungen.
- Einkäufer berichten von durchschnittlichen Einsparungen von 22% durch einen definierten Beschaffungsprozess für Meetings, durch den Vergleich von Optionen, Verhandlungen und verbesserte Kommunikation.
- Zu den Nachteilen informeller Verhandlungen gehören manuelle Prozesse/geringere Standardisierung (69%), weniger verglichene/berücksichtigte Veranstaltungsorte (60%) und schlechtere Preise/Rabatte (52%). (Business Traveltip)
