Forum: «Was kostet die Geschäftsreise der Zukunft?»

Ein Gastbeitrag von Bernd Schulz, Senior Director Business Development für SAP-Concur-Lösungen.
Bernd Schulz, Senior Director Business Development SAP Concur. ©SAP Concur

«Die Corona-Krise verändert Reiselandschaft. Geschäftsreisen steht auch in Zukunft nichts im Weg – vorausgesetzt Unternehmen setzen die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und die Umwelt an erste Stelle.

Mit dem Ausbruch der Covid-19-Pandemie sind Geschäftsreisen zu einem plötzlichen Stillstand gekommen. Kundenmeetings wurden in den digitalen Raum verlagert und Vielfliegerkarten sind ungenutzt in Schubladen verstaubt. Berufstätige auf der ganzen Welt haben in der Corona-Krise gelernt, wie sie Kommunikation und Beziehungen zu Kunden aufrechterhalten können, ohne in ein Flugzeug oder einen Zug steigen zu müssen – zumindest für den Moment.

Prägend für das vergangene Jahr war der rasante Aufschwung von Web- oder Videokonferenztools wie Zoom, Webex, Skype oder Teams. Damit einher gingen sehr reale Probleme: die «Zoom-Fatigue», kombiniert mit der Sehnsucht nach persönlicher Interaktion. Doch das Licht am Ende des Tunnels ist sichtbar, denn die weltweiten Impfprogramme gewinnen weiter an Fahrt.

Zurzeit scheint es so, dass Geschäftsreisen in naher Zukunft wieder eine wichtige Rolle spielen werden. Das gilt vor allem, da zwar viele, aber eben nicht alle geschäftlichen Termine langfristig in den digitalen Raum verlagert werden können. So sind insbesondere zu Projektbeginn und -abschluss persönliche Treffen von grossem Mehrwert.

In vielen Branchen ist es aber auch schlicht unmöglich, die Reisetätigkeit durch virtuelle Meetings zu ersetzen. Denken wir beispielsweise an Montage- oder Wartungsarbeiten, die nur beim Kunden vor Ort durchgeführt werden können.

Sicherlich werden Geschäftsreisen in Zukunft jedoch ganz anders aussehen als in den Tagen vor der Covid-19-Pandemie. Bevor Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder auf Reisen gehen können, müssen Unternehmen daher einiges bedenken – von Richtlinien für Videokonferenzen über die Einhaltung der Sorgfaltspflicht bis hin zu Nachhaltigkeitsaspekten. Die zentrale Frage an dieser Stelle ist: Zu welchem Preis?

Sind Reisen in der 1. Klasse auf dem Vormarsch?

Die Mitarbeitersicherheit wird noch lange Zeit das wichtigste Kriterium für Geschäftsreisen sein. Mit Blick auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers haben entsprechende Vorkehrungen auch in Zukunft oberste Priorität.

Unternehmen sollten dabei frühzeitig folgende Fragen berücksichtigen: Welche Verkehrsmittel bieten angesichts der aktuellen Pandemielage den besten Schutz vor Ansteckung? Sollten bei Flugreisen Sitzplätze in der Business Class und bei Bahnreisen in der 1. Klasse gebucht werden, um einen möglichst großen Abstand zu Mitreisenden zu gewährleisten? Werden bei Hotelbuchungen Anbieter höherer Kategorie gewählt, weil sie mehr individuellen Raum bieten und möglicherweise strengere Hygiene- und Sicherheitsstandards haben? Ist ein Taxi oder Mietwagen öffentlichen Verkehrsmitteln vorzuziehen?

Um diese Entscheidungen treffen zu können, werden Travel Manager zunehmend als Risikomanager agieren. Naheliegend ist, dass die Risikominimierung auf Reisen immer mit erhöhten Kosten verbunden ist. Neben gestiegenen Sicherheitsanforderungen trägt auch eine veränderte Infrastruktur dazu bei.

So ist die Nachfrage bei Reiseveranstaltern, Fluggesellschaften und Hotels in den letzten Monaten drastisch zurückgegangen. Anbieter reagieren, indem sie beispielsweise Kapazitäten reduzieren oder neue Sicherheitsstandards einführen.

Die gute Nachricht: Es gibt bereits Technologien, die Unternehmen unterstützen, ihre Reisenden bestmöglich zu schützen und gleichzeitig die anfallenden Kosten zu kontrollieren. Dazu gehören Lösungen für das Geschäftsreisemanagement, die unternehmenseigene Reiserichtlinien in den Buchungsprozess integrieren.

Sie umfassen ausserdem digitale Genehmigungsprozesse von Reiseanträgen sowie Apps für die Reiseplanung und -organisation, die Hinweise zu Reisen unter Covid-19-Bedingungen zur Verfügung stellen. So lassen sich individuelle Verhaltenskontrollen vermeiden.

Die konsolidierten Daten zur Analyse des Reiseverhaltens im Unternehmen helfen wiederum beim Verhandeln von Sonderkonditionen mit bevorzugten Reiseanbietern. Ein grösserer Teil der Pre-Covid-19-Geschäftsreisen wird aus Kostengründen vermutlich virtuell durchgeführt.

Chance für nachhaltige Geschäftsreisen nutzen

Neben Vorkehrungen zur Mitarbeitersicherheit können Unternehmen das Geschäftsreisemanagement bewusst neu denken und zeitgleich die Weichen für nachhaltigere Geschäftsreisen stellen. Früher oder später wird dieser Schritt unerlässlich sein, um veränderten Richtlinien und Erwartungen von Regierungen und Reisenden gerecht zu werden.

Dabei können Unternehmen auf Verhaltensänderungen und Erfahrungen aus der Corona-Krise aufbauen. So fällt es Unternehmen heute beispielsweise leichter als vor einem Jahr, einzuschätzen, wie viele persönliche Treffen tatsächlich notwendig sind, um Kundenbeziehungen zu pflegen.

Gleiches gilt für folgende Fragen: Welche geschäftlichen Termine funktionieren gut auf virtueller Basis und für welche ist es unvermeidbar, vor Ort zu sein? Welche neu erworbenen Verhaltensweisen sollten beibehalten werden, um in der neuen Normalität nachhaltiger zu arbeiten?

Auch wenn diese Überlegungen zu weniger Geschäftsreisen und damit zu geringeren Reisekosten führen können, stellen sich manche Unternehmen die Frage, ob ein nachhaltiges Reiseprogramm überhaupt notwendig ist. Sie befürchten, dass nachhaltigere Lösungen für die verbleibenden Reisen zusätzliche Kosten verursachen.

Sie sollten dabei allerdings auch bedenken, welche Kosten mit dem «Nichtstun» verbunden sind. So könnten Unternehmen beispielsweise Attraktivität auf dem Bewerbermarkt einbüssen, Ausschreibungsmöglichkeiten verpassen oder eine negative Markenwahrnehmung riskieren, wenn sie Nachhaltigkeitsaspekte nicht stärker berücksichtigen.

Für Unternehmen, die die aktuelle Umbruchphase nutzen wollen, um ihr Reiseprogramm umweltfreundlicher zu gestalten, sind Daten der Schlüssel. Denn Unternehmen können nicht managen, was sie nicht messen können. Indem sie eine vollständige Übersicht über alle relevanten Eckpunkte haben – von CO2-Emissionen bis hin zu umweltfreundlichen Reisepartnern – können Unternehmen und ihre Reisenden gute Absichten in die Tat umsetzen.

Gleichzeitig behalten sie alle damit verbundenen Kosten ganz genau im Blick. Der Corporate Travel Sustainability Index zeigt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bereit, nachhaltiger zu reisen. Ganze 97% der Befragten geben an, dass sie ihre Reisezeit verlängern würden, wenn sich dadurch die Umweltbelastung ihrer Geschäftsreise deutlich reduziert.

Neue Kosten-Nutzen-Abwägung für Geschäftsreisen

Die veränderte Geschäftslandschaft – verstärkt durch Überlegungen zur Mitarbeitersicherheit und zur Nachhaltigkeit – wird voraussichtlich dazu führen, dass Unternehmen bei Geschäftsreisen neue Kompromisse eingehen müssen. Das wirft komplexe Abwägungen auf: Welche Rolle spielen Nachhaltigkeit und Work-Life-Balance bei Geschäftsreisen vor dem Hintergrund des Kostendrucks? In welchen Szenarien müssen monetäre Ziele zurückstehen, um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen? Welche finanziellen Aufwendungen sind erforderlich, um die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden zu gewährleisten? Und wer soll über all das auf welcher Grundlage entscheiden?

Letztlich gibt es für dieses Trilemma zwischen Kostenreduzierung, Nachhaltigkeit und Reisekomfort keine Pauschalantwort. Unternehmen müssen Veränderungen einplanen, um dieser Herausforderung zu begegnen und sich möglicherweise durch das Abwägen in Einzelfällen an unternehmensweite Richtlinien herantasten.

Die Grundlage, um Entscheidungen zu Budgets und Richtlinien überhaupt treffen zu können, sind Daten. Investitionen in ein effizientes und datenbasiertes Travel Management sind nicht mehr optional. Im Gegenteil: Sie müssen in der aktuellen Situation zur obersten Priorität werden, um den komplexen Herausforderungen erfolgreich und informiert zu begegnen.

Das Travel Management wird leider in vielen Unternehmen noch immer stiefmütterlich behandelt, hat wenig Ressourcen und Priorität. Betrachtet man die hier thematisierten Auswirkungen von Geschäftsreisen auf Mitarbeitersicherheit, Nachhaltigkeit und Kosten, ist dies erstaunlich, wenn nicht sogar sehr bedenklich.

Geschäftsreisen werden sich verändern – das zeichnet sich eindeutig ab. Sofern Unternehmen dazu bereit sind, dem Wandel offen zu begegnen sowie Belegschaft und Nachhaltigkeitsziele an erste Stelle zu setzen, gibt es keinen Grund, warum wir nicht zur Geschäftsreise zurückkehren sollten.

Und das muss nicht schwierig sein: Es gibt immer mehr digitale Plattformen, die Travel Manager dabei unterstützen, die Mitarbeitersicherheit zu priorisieren, Kosten zu kontrollieren, Nachhaltigkeit voranzutreiben und schnell auf den konstanten Wandel unserer Zeit zu reagieren.»

(Bernd Schulz, Senior Director Business Development für SAP-Concur-Lösungen)