Geschäftsreisen bringen heute neue Herausforderungen mit sich, von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken bis hin zu sich weiterentwickelnden Compliance-Standards wie ISO 31030. In diesem sich ständig wandelnden Umfeld sehen sich Unternehmen in der Schweiz mit steigenden Erwartungen konfrontiert, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, sei es im Büro, an entfernten Standorten, im Homeoffice oder, was besonders wichtig ist, auf Auslandsreisen.
Komplexere Sorgfaltspflichten
Mit dem Wandel der Risikolandschaft sind auch die Sorgfaltspflichten komplexer geworden. Die gesetzlichen Anforderungen können sich ändern, wenn Mitarbeitende Grenzen überschreiten, und neue Bedrohungen, von übertragbaren Krankheiten bis hin zu Unruhen, Ängsten und Burnout, erfordern ein strukturiertes, proaktives Risikomanagement.
Um Schweizer Organisationen bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten zu unterstützen, hat die International SOS Foundation in Zusammenarbeit mit der Association of Swiss Travel Management (ASTM) und r&associés avocats das Whitepaper ‘Safeguarding Your International Workforce’ (Schutz Ihrer internationalen Belegschaft) entwickelt.
Das Whitepaper
Einleitend werden im 16 Seiten umfassende Whitepaper ‘Safeguarding Your International Workforce’ die Beweggründe für dessen Erarbeitung und Publikation erklärt.
Der Bereich Reiserisikomanagement hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt, vor allem aufgrund komplexer Gesundheits- und Sicherheitsvorfälle. Diese Entwicklungen haben regulatorische Änderungen erforderlich gemacht und den Bedarf an robusten Reaktionsmassnahmen erhöht.
Im September 2021 wurde die Norm ISO 31030 – Leitfaden zum Reisemanagement
als wichtige Ausdruck dieser Anforderung veröffentlicht. Ihr vorrangiges Ziel ist es, einen globalen Standard zu etablieren, der für Organisationen unabhängig von ihrer Branche oder Grösse gilt. Damit soll die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden geschützt und gleichzeitig die operativen, rechtlichen und Reputationsrisiken minimiert werden, die mit berufsbezogenen Aktivitäten verbunden sind, wenn Geschäftsreisende nicht an ihrem üblichen Arbeitsplatz sind.
Obwohl jedes Land seine eigenen Vorschriften und Gesetze in Bezug auf die Sorgfaltspflicht hat, wird die Festlegung universeller Richtlinien, die Organisationen bei der Bewältigung aller Phasen einer Reise unterstützen, immer wichtiger. Dieser Bedarf ist in dieser historischen Zeit, die durch zunehmende Instabilität und sich ständig weiterentwickelnde Bedrohungen gekennzeichnet ist, besonders gross.
ISO 31030 gilt für alle Organisationen, unabhängig von ihrer Art, Grösse oder Branche, mit Ausnahme von Tourismus- und Freizeiteinrichtungen. Sie kann entweder unabhängig oder in Verbindung mit anderen Risikomanagement-Leitfäden, insbesondere ISO 31000
‘Risikomanagement’ und ISO 45001 ‘Arbeitsschutzmanagementsysteme’, was zu einem nahtlosen und kohärenten System führt.
Diese Leitlinien fördern eine Kultur, die Reiserisiken priorisiert, ihnen höchste Bedeutung beimisst und sie durch geeignete Ressourcen effektiv verwaltet, während sie gleichzeitig einen strukturierten Ansatz für die Entwicklung und Umsetzung von Risikomanagementrichtlinien und Betriebsverfahren bieten.
Die Einführung der ISO 31030 in das bestehende Risikomanagementprogramm einer Organisation hilft Arbeitgebern dabei, die zahlreichen rechtlichen Auswirkungen von Geschäftsreisen zu verfolgen. Sie trägt dazu bei, die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu unterstützen, die Arbeitssicherheit zu gewährleisten und die ausschliesslichen, persönlichen und nicht übertragbaren Verpflichtungen zu erfüllen, die in die Verantwortung der Arbeitgeber fallen.
Dann werden die ISO 31030 Internationale Richtlinien beleuchtet und ein systematischer Ansatz zur Umsetzung der ISO 31030 Richtlinien erläutert .
Im fünften Abschnitt geht das Whitepaper auf die spezifische Schweizer Gesetzgebung in den Artikeln 321a und 328 des Obligationenrechts ein. Abschliessend folgen Schlussfolgerungen und Empfehlung sowie ein Implementierungsleitfaden. (BRA)
