Was tun mit einer alten Reisekostenabrechnung, die in eine Akte gerutscht ist oder sich in der Schublade versteckt hat? Ein Verpflegungsmehraufwand von mehreren Dutzend Euro oder Franken, der mehr als ein Jahr zurückliegt und vergessen wurde: Nehmen Geschäftsreisende den finanziellen Verlust in Kauf und verteufeln die schlechte Organisation? Wahrscheinlich machen viele Mitarbeitende genau das. Vor allem, wenn die Reisekostenrichtlinien sehr strikt sind.
Ein Blick ins Internet zeigt ihnen wiederum meist, dass die in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Aber stimmt das auch? Und wie unterscheiden sich die gesetzlichen Regelungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Die Schweiz bietet mehr Sicherheit
Während in Deutschland und Österreich die Verjährungsfristen für das Einreichen von Spesenabrechnungen auf drei Jahre festgelegt ist, bietet die Schweiz mit ihrer fünfjährigen Frist (Art. 128 OR) mehr Sicherheit, beginnend mit der Fälligkeit der Forderung. Sollte der letzte Tag der Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verlängert sich die Frist gemäss Art. 134 OR bis zum nächsten Werktag.
Arbeitgeber in Deutschland und Österreich können zudem die Verjährungs- bzw. Verfallfristen individuell in internen Unternehmensrichtlinien festlegen, wobei dies drei Monate nicht unterschreiten dürfen, was in der Schweiz nicht gestattet ist.
In jedem Fall profitieren beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – von klaren Richtlinien und einer zeitnahen Einreichung.
Fahrtkostenabrechnung automatisiert mit SAP Concur
Wie verhält es sich, wenn Mitarbeitende ihr privates Auto für Geschäftsreisen nutzen? Gerade bei Fahrten mit Privatfahrzeugen wird deutlich, wie wichtig es für Geschäftsreisende ist, ihre Ausgaben lückenlos zu erfassen – schliesslich gibt es hier keine Belege, auf die sie zurückgreifen können. Daher ist eine Fahrtkostenabrechnung unverzichtbar.
Viele Geschäftsreisende empfinden diese Aufgabe jedoch als mühsam, da sie oft kompliziert und zeitaufwändig ist. Sie müssen alle Etappen ihrer Reise in der Abrechnung berücksichtigen und im Voraus die vorgeschlagenen Routen sowie mögliche Umwege für jede Fahrt überprüfen – eine sorgfältige, sehr zeitintensive und wenig wertschöpfende Arbeit. Dank modernster technologischer Entwicklungen im Bereich des Geschäftsreisemanagements lässt sich diese Aufgabe jedoch automatisieren.
Aufschieberitis abklemmen
Belege manuell zusammenzustellen, zu scannen und auf irgendwelchen Formularen auflisten macht niemand gerne. Schliesslich stehen nach Rückkehr von einer Geschäftsreise weit wichtigere Aufgaben an.
Eine mobilen Anwendung mit der Mitarbeitende ihre Ausgaben von ihrem Smartphone aus bearbeiten können, ermutigt diese die Reisekosten zügig abzurechnen und erledigt dies beinahe von selbst: Sobald ein Beleg vorliegt, machen Mitarbeitende ein Foto. Die Informationen werden umgehend ausgelesen und können der richtigen Abrechnung hinzugefügt werden. Durch die integrierte Software für die Fahrtkostenabrechnung werden auch diese effizient digital erfasst. Mit der Reisekosten App von SAP Concur können Geschäftsreisende so ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Minuten erstellen.
Klar formulierte Richtlinien sind wichtig
Eine gut formulierte Reiserichtlinie ist für ein transparentes Kostenmanagement unerlässlich – dazu gehört die Vorgabe eines zeitlichen Rahmens, innerhalb dessen Reisekosten abgerechnet sein müssen. Eine Frist von sechs Monaten ist in den meisten Unternehmen üblich und empfehlenswert. (Business Traveltip)
