Die aktuellen Trends bei Geschäftsreiserichtlinien

Fürsorgepflicht, Compliance und Kostenkontrolle höchste Priorität im Rahmen von Firmenreiseprogrammen.
Teri Miller, Executive Vice President Global Client Team bei BCD ©BCD

BCD Travel hat eine Studie zu Geschäftsreiserichtlinien veröffentlicht. Sie befasst sich mit aktuellen Trends und basiert auf Erkenntnissen einer Online-Umfrage im April 2024 unter mehr als 200 Einkäufern und Travel Managern weltweit.

Laut der Umfrage haben Fürsorgepflicht, Compliance und Kostenkontrolle höchste Priorität im Rahmen von Firmenreiseprogrammen. Alle drei Themen rangierten bereits in einer Umfrage von 2023 weit oben und haben an Bedeutung zugenommen. Dagegen verlor die Zufriedenheit von Reisenden an Bedeutung. Sie belegt aktuell nur noch den vierten Platz. Auch Payment & Expense wird niedriger bewertet als im Vorjahr.

Bedeutung und Definition einer Geschäftsreiserichtlinie

Die Mehrheit der befragten Einkäufer und Travel Manager gibt an, eine Firmenreiserichtlinie zu haben. Sieben von zehn meinen, dass ihre Reiserichtlinie mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und von der Geschäftsleitung unterstützt wird. Sechs von zehn definieren sie als kostenorientiert, drei von zehn als reisezentriert. Nur 15% der Befragten geben an, dass die Richtlinie auf Key-Performance-Indikatoren (KPIs) und dem Feedback der Reisenden basiert.

Was ist durch die Reiserichtlinie abgedeckt?

Eine Reiserichtlinie ist der Leitfaden eines Unternehmens für das Managen von Geschäftsreisen. Sie hilft bei der Kontrolle der Reisekosten und beschreibt, was Mitarbeitende bei der Planung von Geschäftsreisen beachten müssen. Die von der Reiserichtlinie abgedeckten Themen reichen vom Reisezweck über das Wohlbefinden der Reisenden bis zu Bleisure-Reisen.

Laut der Umfrage sind der Reisezweck (z. B. Meetings mit Kunden vs. interne Besprechungen) und Genehmigungen vor der Reise die beiden am häufigsten behandelten Themen. Während Nachhaltigkeit in der Branche immer wichtiger wird, gab weniger als die Hälfte an, dass nachhaltiges Reisen in ihrer Richtlinie enthalten sei. Dies bestätigt eine Umfrage von BCD im Juli 2023, bei der nur 45% der Unternehmen angaben, Ziele für nachhaltige Geschäftsreisen zu haben. Bleisure-Reisen, mobiles Arbeiten und Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion (Diversity, Equity and Inclusion – DEI) werden am seltensten abgedeckt.

Viele Unternehmen haben spezielle Reiserichtlinien für leitende Angestellte, bestimmte Geschäftsbereiche und Vielreisende. Richtlinien für Reisende, die auf Barrierefreiheit angewiesen oder neurodivergent sind, stellen nur 12% der Befragten zur Verfügung. Weniger als jeder Zehnte richtet seine Richtlinien auf Mitarbeitende mit besonderen Bedürfnissen (z. B. stillende Mütter), LGBTQ+-Reisende, Geschlecht, Religion oder Alter aus.

Herausforderungen

Die grösste Herausforderung für Einkäufer und Travel Manager ist die Vermittlung von Aktualisierungen. Es folgen das Managen von Ausnahmeregelungen, Richtlinien in verschiedenen Regionen sowie das Kontrollieren der Einhaltung (Compliance).

«Geschäftsreisen können stressig sein. Reisende sollen auf alle Ressourcen zugreifen können, die sie benötigen, um den Prozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Deshalb ist eine regelmässige Richtlinienkommunikation so wichtig“, erklärt Teri Miller, Executive Vice President Global Client Team bei BCD. «Technik hat die Kommunikation mit Reisenden verbessert und Möglichkeiten für Unternehmen geschaffen, unkompliziert relevante, zeitnahe Informationen bereitzustellen, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Kunden nutzen beispielsweise unsere Tripsource-Plattform, um Reisende zu verschiedenen Zeitpunkten während Planung und Reise schnell zu erreichen.»

BCD und Advito, eine BCD Division, beraten Firmenkunden beim Verfassen von Reiserichtlinien und zum Thema Kommunikation mit Reisenden.

  • Kommunikation mit Reisenden vor, während und nach der Reise. Mit Tripsource Messaging erhalten Reisende Risikowarnungen, Flug-Alerts, Notfallbenachrichtigungen, Richtlinieninformationen und Reiseerinnerungen, um sicherzustellen, dass sie jederzeit informiert und eingebunden sind.
  • Einbeziehung von Reisenden, um Awareness zu schaffen, ihr Verhalten positiv zu beeinflussen und ihre Zufriedenheit zu steigern.
  • Befragungen von Reisenden, um die Erkenntnisse, um Änderungen an der Reiserichtlinie vorzunehmen.
Richtlinienkommunikation und -einhaltung

Laut der Befragten werden Aktualisierungen der Reiserichtlinien am häufigsten über das Intranet des Unternehmens kommuniziert, gefolgt von Direktmailings. Ein Drittel teilt Updates im Online-Buchungstool (OBT) oder während Schulungen. BCD schlägt vor, die Reiserichtlinie bereits während des Onboardings vorzustellen. Eine Win-Win-Situation, die von Anfang an Transparenz schafft, neuen Mitarbeitenden hilft, sich zu orientieren und eine Kultur der Vorbereitung und Verantwortung fördert.

Während mehr als die Hälfte der Einkäufer und Travel Manager ihre Reiserichtlinie als sehr oder äußerst effektiv einschätzt, ist nur ein Drittel ebenso zuversichtlich in Bezug auf die Richtlinienkommunikation. Fast die Hälfte bewertet diese als mässig effektiv, was die allgemeine Herausforderung widerspiegelt, Reisende über die Richtlinie aufzuklären.

Zu den am häufigsten verwendeten Methoden zur Einhaltung von Reiserichtlinien gehören:

  • Hervorheben richtlinienkonformer Reiseoptionen im OBT
  • Prüfung der Reisekosten
  • Regelmäßige Kommunikation von Änderungen der Reiserichtlinien über unterschiedliche Kanäle

«Wir wissen aus Erfahrung, dass eine der effektivsten Möglichkeiten, mit Reisenden zu kommunizieren und ihr Verhalten positiv zu beeinflussen darin besteht, relevante Botschaften direkt in den Buchungsablauf einzufügen. Dies führt nicht nur zu einer erhöhten Compliance, sondern auch zu einer persönlicheren und dynamischeren Erfahrung für den Reisenden», so Teri Miller. «Advitos Engage Team nutzt Merchandising in den OBTs unserer Kunden, um die Aufklärungsarbeit in Sachen Reiserichtlinie voranzutreiben, wann und wo es am wichtigsten ist: wenn Reisende ihre Buchungsentscheidung treffen.»

Richtlinien zur Kostenkontrolle

Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, ihr Reisebudget in den letzten Jahren reduziert zu haben. Gleichzeitig haben fast alle Massnahmen zur Kostenkontrolle eingeführt. Die populärsten Massnahmen zielen darauf ab, das Reiseaufkommen zu reduzieren: Förderung von Online-Meetings, Verringerung nicht zwingend notwendiger Reisen, Förderung von weniger, aber längeren Reisen sowie Begrenzung der Anzahl der Mitarbeitenden pro Reise. Weitere Massnahmen sind der Einsatz von Tools zur Senkung der Reisekosten (z. B. Price Assurance), strenge Kostenkontrolle, Buchung niedrigerer Serviceklassen bei Flügen sowie Förderung der Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs anstelle von Taxis. 

Aktualisierungen von Reiserichtlinien

Neben dem Travel Management sind verschiedene Stakeholder an der Erstellung und Aktualisierung von Reiserichtlinien beteiligt, darunter Finance, Personalwesen, Procurement, Security und die Unternehmensleitung. Die meisten Befragten haben ihre Reiserichtlinien im vergangenen Jahr aktualisiert.

Unternehmen sollten ihre Reiserichtlinien regelmässig überarbeiten, um den sich ändernden Bedürfnissen von Reisenden und Entwicklungen innerhalb der Branche gerecht zu werden. Eine gut durchdachte Reiserichtlinie bietet einen konsistenten, sicheren, gemanagten und kostenkontrollierenden Rahmen, der zu klugen Reiseentscheidungen führt.

Trends, die Reiserichtlinien prägen

Fast zwei Drittel der Einkäufer und Travel Manager erwarten, dass Nachhaltigkeit und Safety & Security in den kommenden Jahren den stärksten Einfluss auf die Reiserichtlinien von Unternehmen haben werden. Weitere einflussreiche Trends sind Technologie, New Distribution Capability (NDC), das Wohlbefinden sowie neue Bedürfnisse von Reisenden. DEI und Bleisure dagegen stehen am Ende der Liste. Beides sind relevante Themen, werden aber voraussichtlich keine wesentlichen Änderungen der Reiserichtlinien bewirken.

Obwohl das Wohlbefinden der Reisenden leicht an Bedeutung verloren hat, sollten sich Unternehmen bewusst sein, dass Geschäftsreisen anstrengend sind und das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Reisenden beeinflussen können. Insbesondere vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels kann sich die Berücksichtigung des Wohlbefindens der Reisenden positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken. BCD hilft Kunden, ihre Reiserichtlinien zu aktualisieren, mit Reisenden zu kommunizieren und die richtigen Tools für Reisende bereitzustellen, die letztendlich dem Wohlbefinden der Reisenden zugutekommen. (Business Traveltip)

 

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