Die kurzfristige Buchung nimmt zu, das Veranstaltungsgeschäft wird immer dynamischer und flexibler. Deshalb hat das GCB German Convention Bureau fünf Tipps zusammengestellt, worauf Locationbetreiber und Veranstaltungsplaner achten sollten.
Räumlichkeiten anpassen
Veranstaltungsräume sollen heute nicht nur die Konzentration und Motivation der Teilnehmenden fördern, sondern auch ihre Interaktion und Kollaboration. Dafür braucht es unterschiedlich grosse Räume, flexible Settings (Sitzordnung, Mobiliar, Technik usw.) sowie eine intuitiv bedienbare und individuell buchbare Ausstattung. Das Foyer zum Beispiel entwickelt sich immer mehr vom Durchgang zu den Veranstaltungsräumen zu einem zentralen Ort der Begegnung und des Networkings. Integriert man darüber hinaus Co-Working Elemente in die Veranstaltung, wie einen virtuellen Raum oder mehrere Standorte, verkürzt sich der Reiseweg oder fällt sogar ganz weg. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern kann auch die Teilnahmemotivation steigern.
Auf Flexibilität setzen
Zur Raumflexibilität zählt auch eine modular aufgebaute Bühne. So können die Bühnen-Elemente in verschiedenen Formen verbunden werden und als Sitzgelegenheit in die Kleingruppenräume integriert werden. Für die konzentrierte und fokussierte Kleingruppen-Arbeit, sollte der Hauptraum in Zonen unterteilt werden können. Die Raumtrennung muss akustisch wirksam und sollte gleichzeitig transparent sein. Dies kann mittels mobiler Trennwände oder Vorhängen realisiert werden
Technologien nutzen
Instant Booking sorgt für einen dynamischen Wandel der Buchungsprozesse. Die Echtzeit-Online-Buchung von Tagungs- und Kongressleistungen ist – vor allem bei kleinen Meetings – eine kostensparende Alternative zu bisherigen Prozessen. Mit neuen Medien/Technologien (Hologramme, Tangible Media, Bluescape etc.) wiederum kann die Interaktion und die flexible Raumnutzung weiter verstärkt werden. Oder man ergänzt reale Veranstaltungen mit virtuellen Räumen, in denen sich Teilnehmende austauschen können.
Infrastruktur modernisieren
Hybride Veranstaltungen, mobile Apps oder Augmented-Reality-Tools werden für die Veranstaltungsorganisation immer wichtiger. Dies erfordert eine entsprechende Ausstattung mit modernster Technik und digitaler Infrastruktur. Selbstverständlich vorausgesetzt werden ein sicherer, stabiler und kostenloser WLAN-Zugang sowie ausreichend vorhandene Stromanschlüsse sowie Lademöglichkeiten für Smartphones, Notebooks sowie Tablets.
Veranstaltungsszenario wählen
Der Innovationsverbund «Future Meeting Space» hat Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen entwickelt und daraus ein integriertes Gesamtszenario konzipiert – den «Future Meeting Room».
