Das Verarbeiten einer Spesenabrechnung kostet im Durschnitt zirka CHF 50, dasjenige einer Lieferantenrechnung zwischen CHF 10 bis 28, bevor sie geprüft, freigegeben und bezahlt ist. Gemäss der Yokoy Group AG, dem Zürcher Technologieanbieter für Ausgabenmanagement, ist die Ausgabenverwaltung in mittleren und grossen Unternehmen noch immer kostenintensiv.
Künstliche Intelligenz
Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prüfungs- und Freigabeprozessen durch künstliche Intelligenz im Ausgabenmanagement können CFO mit grossen Einsparungen rechnen. In mittleren und grossen Unternehmen ist hier von CHF 700 – 1000 pro Mitarbeiter und Jahr die Rede.
Yokoy hat deshalb weitere, auf künstlicher Intelligenz (AI) basierende Software-Komponenten für die Ausgabenverwaltung entwickelt. Alle wichtigen Einzelheiten einer Rechnung werden automatisch analysiert und validiert. Die Software sorgt dafür, dass
Bestellungen, Rechnungen und Lieferanten korrekt miteinander verknüpft und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden.
Diese Automatisierung bedeutet für die Buchhaltung eine grosse Entlastung. Viele Prozesse laufen automatisch ab. Nach wie vor steht der Mensch im Mittelpunkt. Aber er muss sich nicht mehr um Routineaufgaben kümmern, sondern kann sich ganz auf die Ausnahmefälle fokussieren. Wo die Software Abweichungen von den Vorgaben entdeckt, werden die zuständigen Instanzen einbezogen. Der Prozess der Genehmigungen lässt sich innerhalb der Software an firmenspezifische Besonderheiten anpassen.
Lizenzgebühren
Nebst dem Spesen- und dem Ausgabenmanagement kommt nun auch die Verwaltung von Lizenzgebühren hinzu. Während und wegen der Corona-Krise mussten viele Unternehmen Lizenzen für verschiedenste Anwendungen beschaffen um die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern im Home Office zu ermöglichen. Auch für die Verwaltung der Lizenzgebühren entwickelte Yokoy ein entsprechende, auf künstlicher Intelligenz basierende Lösung. (Business Traveltip)
