Die Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur hat Geschäftsreisende weltweit nach der stressigsten Phase einer Geschäftsreise befragt. 43% der Befragten antworteten, dass es die Zeit vor der Reise ist, einschliesslich Planung, Buchung und Organisation. Fast ein Viertel (24%) gab an, es sei die Zeit nach der Reise, insbesondere der Prozess der Reisekostenabrechnung.
Für das Geschäftsreisemanagement gibt es digitale Lösungen und App-Anwendungen – wie kann es sein, dass diese Prozesse bei Mitarbeitenden immer noch so viel Aufwand und Stress produzieren? Spannend in dem Zusammenhang ist, dass laut einer aktuellen SAP-Concur-Studie unter Geschäftsreisenden knapp ein Drittel im DACH-Raum (64%) angeben, kein digitales Tool für die Reisekostenabrechnung verwenden zu müssen.
Schnellere Reisespesen-Abrechnung mit digitalen Tools
Kehren Geschäftsreisende von ihrer Reise mit einem Koffer voller Belege zurück, beginnt für viele immer noch ein aufwendiger Prozess. Belege werden sortiert, erfasst und eingereicht. Bei manuellen Prozessen nimmt dies einiges an Zeit in Anspruch, die Mitarbeitende meist lieber für andere Aufgaben verwenden würden. Studien zeigen, dass digitale Technologien die Produktivität steigern und den Mitarbeitenden Zeit für andere Aufgaben verschaffen.
Eine IDC-Analyse ausgewählter Kunden von SAP Concur ergab, dass die Zeit, die für die Buchung einer Reise benötigt wurde, um 54% reduziert werden konnte, wenn Lösungen wie Concur Travel eingesetzt wurden.
Mit Concur Expense konnten wiederum Abrechnungen nach der Reise um 43% schneller ausgefüllt und der Zeitaufwand für die Rückerstattung der Ausgaben halbiert werden. Denn die SAP-Concur-Tools verwalten Mitarbeiterausgaben durch automatisierte Prozesse. Papierbelege werden digital erfasst und eingereicht. Die Reisekostenabrechnung kann mühelos unterwegs erstellt werden. Geschäftsreisende können sich so wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und das Reisekostenmanagement schneller abschliessen.
Digitale Lösungen verbessern auch die tägliche Arbeit der Travel Manager. In der SAP Concur Global Business Travel Survey 2024 geben 33% der Geschäftsreiseverantwortlichen aus Deutschland an, dass ihre Arbeit in den nächsten zwölf Monaten schwieriger wird, wenn ihre Mitarbeitenden nicht mit den Tools des Unternehmens buchen.
41% der Befragten sagen auch, dass es ihre Arbeit erschwert, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, wenn sie keinen Einblick die Reisedaten der Mitarbeitenden haben. Der Einsatz von digitalen Tools für das Reisekostenmanagement im Unternehmen steigert demnach nicht nur die Produktivität der Geschäftsreisenden, sondern auch die der Geschäftsreiseverantwortlichen und Finanzteams.
KI im Travel Management erhöht die Produktivität
Möchten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden weiter steigern, ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Zukunft ausschlaggebend. Eine aktuelle SAP-Concur-Studie hat ergeben, dass 70% der Travel Manager in Deutschland KI auch beim Buchen und Abrechen von Dienstreisen nutzen möchten. Bei den Geschäftsreisenden im DACH-Raum ziehen sogar 96% in Betracht, KI zur Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben wie beispielsweise bei Visafragen oder auf der Suche nach nachhaltigen Reisemöglichkeiten zu nutzen.
Geschäftsreisende und Travel Manager können von KI profitieren und das Geschäftsreisemanagement effizienter und nachhaltiger gestalten. In vielen Buchungs- sowie Abrechnungsprozessen sind digitale Tools mit KI aktuell noch nicht ausreichend integriert. Stattdessen sind die Verantwortlichen von den administrativen Defiziten in vorhandenen Lösungen frustriert. Viele der Funktionen, die die befragten Geschäftsreisenden in einem Buchungstool für wichtig erachten, sind in den SAP-Concur-Lösungen bereits enthalten.
Vorteile digitaler Lösungen voll ausnutzen
Nach Einführung von SAP-Concur-Lösungen konnten Unternehmen den Zeitaufwand für das Reisekostenmanagement um 48% senken, so die IDC-Studie. Durch die höhere Produktivität der Mitarbeitenden sparen diese Unternehmen jährlich rund USD 777’000 .
Wie also können Unternehmen ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzen, die Produktivitätsvorteile von Geschäftsreisemanagement-Lösungen und KI-Integrationen zu nutzen?
- Regelmässige Schulungen und Trainings, damit Mitarbeiter*innen mit den digitalen Lösungen im Geschäftsreisemanagement vertraut sind – auch mit neuen Integrationen und Optionen.
- Erinnern an hilfreiche Funktionen in den Tools wie On-Screen-Hilfen und virtueller Assistenten und zu deren Benutzung motivieren.
- Anbieten von genehmigten Alternativen und Optionen, wenn eine Reise direkt über die Webseite des Anbieters genutzt werden muss, zum Beispiel die Nutzung von Concur TripLink.
(Business Traveltip)
