Lors des voyages d’affaires, les processus manuels et papier sont un fardeau qui va à l’encontre des attentes actuelles des collaborateurs. L’envie de voyager pour affaires et de rencontrer des clients ou des partenaires en personne disparaît donc rapidement lorsque les formulaires et les justificatifs s’accumulent à nouveau dans les bagages.
Dans le sillage de la pandémie de Covid-19, les PME suisses ont justement beaucoup investi dans les infrastructures informatiques et les outils numériques. Mais selon la dernière étude suisse sur les PME réalisée par SAP Concur, 38% des collaborateurs des PME suisses sont devenus plus exigeants quant à l’utilisation des outils numériques par leur employeur en raison de la pandémie.
Travailler de manière ciblée, où que l’on soit
Les réunions numériques, sur l’ordinateur portable professionnel ou le téléphone portable de service, sont devenues le quotidien de nombreuses PME grâce à l’alternance entre le bureau et le home-office. Quatre collaborateurs sur dix (43%) sont d’avis que d’autres solutions informatiques devraient permettre d’améliorer les environnements de travail virtuels.
Mais ils affirment également que cela ne peut pas remplacer les activités de déplacement professionnel. Au contraire, 38% des personnes interrogées attendent désormais de leur employeur qu’il mette à disposition des applications facilitant les voyages d’affaires, notamment en cas de chaos aérien, de crise mondiale ou de pandémie.
Le voyage «sans papier» est encore loin
Les solutions numériques simplifient le décompte des dépenses des collaborateurs, comme les frais. Un tiers des entreprises de taille moyenne (34%) peuvent déjà envoyer des justificatifs scannés sous forme numérique.
En revanche, pour plus d’un tiers (38%) des collaborateurs, la présentation des justificatifs de frais de déplacement et de dépenses n’est jusqu’à présent possible que sous forme papier. Or, en accumulant les reçus, les justificatifs papier peuvent être perdus à jamais – surtout en déplacement. 14% des collaborateurs interrogés dans les PME indiquent même qu’ils doivent payer des frais à cause de cela.
La gestion des notes contre-productive
Le traitement du voyage d’affaires ne s’arrête pas au retour: de retour au bureau, une personne interrogée sur quatre en Suisse (23%) doit s’occuper relativement longtemps du décompte des frais. Il n’est pas rare que les décomptes soient contestés, de sorte que des informations doivent être fournies ultérieurement.
Ensuite, l’attente commence souvent: certes, près d’un tiers (30%) des personnes interrogées indiquent que le remboursement des frais dure moins d’une semaine depuis l’optimisation des processus. Mais 29% des collaborateurs attendent encore deux à quatre semaines avant de recevoir leur argent.
7% des collaborateurs suisses de la classe moyenne indiquent que le processus d’approbation et de décompte des voyages d’affaires les freine réellement dans leur travail quotidien. Les Suisses considèrent tout de même moins leur décompte de frais comme un facteur perturbateur que leurs voisins autrichiens (15%) et allemands (10%).
«Si la numérisation dans les PME inclut systématiquement la gestion des frais de déplacement, les entreprises économisent un temps de travail et un budget précieux», explique Dennis Torchetti, Head of Switzerland & CEE chez SAP Concur. «Pendant leur voyage, les collaborateurs peuvent déjà ajouter des factures et des justificatifs à leur note de frais. Cela raccourcit considérablement le suivi du voyage et le remboursement des frais et a un effet positif sur l’expérience de l’employé. Pour les responsables des voyages d’affaires, l’ensemble du processus devient plus transparent et les dépenses des collaborateurs sont mieux gérées.»
(Business Traveltip)
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