Les résultats de la dernière étude Chefsache Business Travel 2022 (disponible en allemand seulement), une initiative de Travel Management Companies au sein de la Fédération allemande du voyage (DRV), montrent que les solutions numériques qui simplifient les voyages sont de plus en plus appréciées par les voyageurs d’affaires.
En tête de liste des souhaits, on trouve un système d’avertissement en cas de retard (de vol) qui transmet les modifications des portes d’embarquement et des heures de départ. Une telle application serait utilisée par 87% de tous les voyageurs d’affaires, contre 81% avant la pandémie. 86% souhaiteraient s’enregistrer numériquement dans leur hôtel et utiliser leur téléphone portable comme carte clé (2020: 72%).
«Pendant la pandémie, l’utilisation des outils numériques a quasiment explosé», explique Thomas Osswald, directeur général de DERPART. «De la même manière que la vidéoconférence est devenue une évidence, de nombreux utilisateurs de smartphones savent désormais mieux ce que leur appareil peut faire. Les rencontres personnelles sont heureusement à nouveau possibles et les avantages de la numérisation demeurent. L’étude montre clairement que les voyageurs d’affaires apprécient les solutions numériques qui rendent tout un peu plus rapide et plus confortable, comme de bons ‘antistress’.»
Aides numériques populaires dans l’aérien
C’est justement lors des voyages en avion que l’on constate l’augmentation des exigences des voyageurs. 84% des personnes interrogées s’attendent à trouver le Wi-Fi dans l’avion (2020: 69%). Les systèmes de microlocalisation, appelés iBeacons, qui guident les voyageurs à l’aéroport vers le bon comptoir d’enregistrement, le contrôle de sécurité et la bonne porte d’embarquement, sont aujourd’hui souhaités par 82% des personnes interrogées (2020: 76%). Une étiquette numérique pour les bagages, qui aide à les localiser s’ils atterrissent dans un autre aéroport que celui du voyageur lui-même, est souhaitée par 79% des personnes interrogées, contre 70% il y a deux ans.
Soutien de l’entreprise souhaité
Toutes ces solutions existent déjà, mais ne sont pas proposées sur une interface uniforme ou dans une seule application. Pour faciliter les déplacements des collaborateurs, les entreprises devraient mettre à leur disposition un kit d’information adapté.
En outre, de nombreux voyageurs souhaitent des aides qui peuvent provenir exclusivement de leur propre entreprise: 84% utiliseraient une application qui permette de régler les frais de voyage en déplacement, y compris l’option de scanner les reçus. De nombreuses agences de voyages d’affaires apportent déjà leur soutien dans ce domaine et proposent le logiciel correspondant.
De même, 84% des voyageurs souhaiteraient utiliser un portail de réservation qui utilise des filtres spécifiques à l’entreprise. Si seuls les hôtels et les moyens de transport dont la réservation est conforme à la politique de voyage de l’entreprise sont affichés, les utilisateurs s’épargnent ainsi le travail supplémentaire de vérification.
Rigueur proportionnelle à la taille de l’entreprise
En Allemagne, 98% des entreprises définissent des directives de voyage, mais celles-ci sont appliquées de manière différente. 41% des voyageurs d’affaires doivent s’y conformer strictement. Pour 48% d’entre elles, elles ne sont que partiellement contraignantes et pour 9%, elles ont plutôt un caractère de recommandation.
Plus l’entreprise est grande, plus le caractère obligatoire est fort. Ainsi, les directives sont obligatoires pour un tiers des entreprises de 250 à 499 collaborateurs, mais pour la moitié des entreprises d’au moins 1’000 collaborateurs. De même, 44% des entreprises qui collaborent avec une agence de voyages d’affaires pour les réservations s’attendent à ce que les directives soient strictement respectées.
Celles qui renoncent à l’aide de professionnels de la réservation sont moins strictes ou ne parviennent pas toujours à organiser le voyage conformément aux directives. «Le soutien des agences de voyages contribue de manière déterminante à ce qu’un voyage d’affaires soit conforme aux directives prescrites», explique Thomas Osswald. «En combinaison avec des outils numériques, elles simplifient grandement la réservation des voyages d’affaires et représentent un grand soulagement pour le client.»
En conclusion, les applications aident de nombreuses manières à rendre les voyages d’affaires plus efficaces. Les applications peuvent ainsi apporter une contribution importante au bon déroulement du voyage. Les voyageurs ne sont pas les seuls à en profiter, les entreprises aussi en fin de compte.
(Business Traveltip)
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