Die Bedeutung des Reise- und Spesenmanagements nimmt weiter zu. Im Jahr 2023 stufen 88% der Travel Manager das Zahlungs- und Spesenmanagement als «sehr wichtig» oder «äusserst wichtig» ein, verglichen mit 76 % im Jahr 2021, wie eine Umfrage von BCD Travel unter 164 Reiseeinkäufern weltweit zeigt.
Bei den Prioritäten im Zahlungs- und Kostenmanagement bleibt die Rangfolge im Vergleich zu vor zwei Jahren unverändert. Die Vereinfachung von Prozessen steht nach wie vor an erster Stelle, gefolgt von der Zufriedenheit der Reisenden, der Betrugsbekämpfung und einem reibungslosen Zahlungs- und Spesenerlebnis. Die betriebliche Effizienz, die sich in indirekten Kosteneinsparungen niederschlägt, hat am stärksten an Bedeutung gewonnen.
Wenn es um die Einrichtung und Verwaltung von Zahlungen geht, sind die grössten Probleme für Reiseeinkäufer die Anbieter, die bestimmte Zahlungsmethoden nicht akzeptieren oder zusätzliche Gebühren verlangen (46%), sowie die Zahlungsanforderungen von Nicht-Mitarbeitern (43%).
Bei den Zahlungsmethoden sind Firmenkarten (84%) und zentral abgerechnete Konten/Geschäftsreisekonten (71%) die beiden am häufigsten verwendeten. Nur 38% der Befragten bieten ihren Reisenden virtuelle Zahlungen an. Die Bezahlung von Gastreisen stößt sowohl bei den Nutzern (49%) als auch bei den Nichtnutzern (42%) von virtuellen Karten auf großes Interesse.
In Bezug auf das Ausgabenmanagement und den Kreditkartenabgleich geben mehr als die Hälfte der Befragten an, dass das Sammeln von Quittungen und fehlenden Rechnungen (52%) die grösste Herausforderung darstellt, gefolgt vom manuellen Abgleich (45%) und der Verwaltung von Ausgaben für komplexe Kategorien (45%). Was die Transparenz der Kosten und die Einhaltung der Vorschriften angeht, so hat fast ein Viertel der Einkäufer keinen Einblick in die Ausgaben während der Reise (24%) und die Buchungen außerhalb des Programms (23%).
Was die Bedeutung der Vorabgenehmigung für die Ausgabenkontrolle angeht, sind die Meinungen geteilt. Während 44% die Vorabgenehmigung als «sehr wichtig» oder «äusserst wichtig» einstufen, sind ebenso viele der Meinung, sie sei «etwas wichtig» oder «überhaupt nicht wichtig».
Im Vergleich mit einer BCD-Umfrage bei 1349 Reisenden kommen einige Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Dienstleistern und Kunden zu Tage. So schätzen etwa Einkäufer das Betrugsrisiko höher ein als Reisende. Und 38% der Reiseeinkäufer bieten ihren Reisenden virtuelle Zahlungen an, während nur 1% der Reisenden angibt, diese Methode zu nutzen.
Gemeinsam ist ihnen hingegen, dass je etwa die Hälfte der Einkäufer und der Reisenden gleichermassen Probleme mit komplexen Ausgabenkategorien, wie z. B. Hotelübernachtungen mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenkosten, bekundet. Und sowohl Einkäufer als auch Reisende schätzen die Automatisierungsfunktionen von Reisekostenabrechnungsprogrammen am meisten. «Mit der enormen Entwicklung und dem Wachstum der Finanztechnologie und der Automatisierung ist die Umgestaltung des Reise- und Spesenmanagements in vollem Gange», so Ajay Singh, Vice President, Digital Payment and Expense Products bei BCD.
(Business Traveltip)
