Actuellement, les voyages d’affaires en Russie et en Ukraine ne sont pas à l’ordre du jour et cela devrait également valoir pour la Biélorussie. Toutefois, les voyages dans les pays voisins de la Russie et de l’Ukraine présentent également des risques accrus. Les pays directement concernés sont la Pologne, la Slovaquie, la Hongrie, la Roumanie et la Moldavie.
Les entreprises dont les collaborateurs se trouvent justement dans les pays voisins de la zone de guerre en Ukraine ou qui doivent s’y rendre pour des raisons professionnelles devraient prendre particulièrement au sérieux leur devoir de diligence prescrit par la loi, avertit le voyagiste d’affaires BCD Travel.
Dans les pays voisins de l’Ukraine également, l’attaque russe pourrait entraîner la perturbation et l’interruption de nombreux services. Les réseaux de communication pourraient par exemple tomber en panne, les voyages pourraient être interrompus pendant une longue période, les frontières pourraient être fermées et il pourrait être nécessaire de modifier spontanément les plans de voyage.
Jorge Mesa, expert en gestion de crise mondiale chez BCD Travel, cite dix mesures que les gestionnaires en voyages (Travel Managers) devraient prendre en compte dès maintenant:
- Obtenez toutes les autorisations nécessaires avant le voyage ou définissez les éventuelles restrictions imposées par l’entreprise.
- Vérifiez les protocoles de communication avec les voyageurs dans les destinations.
- Vérifiez avec les assurances si des restrictions particulières s’appliquent aux pays dans lesquels les collaborateurs ont l’intention de se rendre.
- Assurez-vous que les voyageurs reçoivent toujours les informations les plus récentes avant et pendant leur voyage.
- Mettez en place des politiques stipulant que les voyages ne peuvent être réservés que par le biais de canaux autorisés, afin que l’entreprise puisse surveiller les lieux de séjour des voyageurs et le risque actuel de séjour.
- Donnez à vos collaborateurs les coordonnées de leur prestataire de services de sécurité au cas où ils auraient besoin d’une assistance médicale ou de sécurité pendant leur voyage d’affaires, ou s’ils doivent être évacués. Communiquez ces informations sur différentes plates-formes.
- Assurez-vous que les voyageurs ont activé l’itinérance téléphonique.
- Recommandez aux voyageurs de garder leurs téléphones portables et leurs appareils électroniques entièrement chargés afin d’être prêts à faire face à une panne de communication.
- Assurez-vous que les voyageurs connaissent les coordonnées de leurs ambassades en cas d’urgence.
- Donnez régulièrement des nouvelles aux voyageurs.
(Business Traveltip)
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