A la suite de la pandémie, les stratégies de transformation numérique ont été orientées vers le travail mobile, et plus de la moitié (53%) des entreprises souhaitent désormais augmenter leurs dépenses dans les technologies liées aux finances. Ainsi, de nombreuses entreprises se sont fixé pour objectif une mise à jour numérique de la gestion des voyages et des dépenses. En effet, quatre entreprises sur dix ont parfois enregistré un taux d’erreur croissant lors de la soumission et du traitement des dépenses des employés.
La priorité est désormais donnée aux solutions et technologies qui permettront d’améliorer l’efficacité de la gestion des voyages et des dépenses à l’avenir. Pour éviter l’augmentation des taux d’erreur – mais aussi pour répondre aux nouvelles tendances d’un monde du travail durablement hybride et en mouvement.
Mais dans quels domaines est-il judicieux d’investir? La société d’études de marché et de conseil International Data Corporation (IDC) recommande de prendre la décision en fonction du degré de maturité numérique de l’entreprise. En se basant sur le modèle à cinq niveaux, les dirigeants peuvent évaluer à quel niveau ils se trouvent et décider quelles technologies offrent les plus grands avantages pour le développement de leur gestion des voyages et des dépenses.
Niveau I: applications héritées
40 % des entreprises s’appuient sur des solutions et des processus plus anciens et établis de longue date pour la gestion des voyages et des dépenses, tels que des feuilles de calcul Excel, des solutions sur site et des applications avec de longs cycles de mise à jour. Ces systèmes peuvent bien fonctionner, mais atteignent leurs limites lorsque le nombre d’employés augmente. Ainsi, les équipes de comptabilité doivent s’agrandir pour faire face au nombre croissant de décomptes. Inévitablement, à partir d’un certain point, les décomptes sont transférés dans un système comptable séparé – les erreurs sont alors inévitables. Conséquence: beaucoup de travail, des coûts en hausse et un mécontentement des collaborateurs. La solution réside ici dans l’automatisation des tâches et des processus de travail. Dans un premier temps, il est possible d’éliminer les erreurs potentielles, par exemple en réduisant les possibilités de manipulation des données et de violation des directives.
Niveau II: Solutions ponctuelles automatisées
En automatisant certaines tâches et certains processus de travail, on a fait un premier pas vers une gestion efficace des voyages et des dépenses. De telles solutions ponctuelles fonctionnent très bien dans un environnement financier segmenté. Toutefois, les données ne peuvent pas être rassemblées et il manque donc une vue d’ensemble des indicateurs financiers. Les entreprises de ce niveau ont tout intérêt à mettre en place un écosystème de plateformes en réseau. Les décideurs obtiennent ainsi une vue d’ensemble des dépenses et réduisent également le risque d’accepter des demandes erronées.
Niveau III : écosystème de plateformes en réseau
Un écosystème de plateformes en réseau permet de relier des solutions de back-office ponctuelles dans un système, d’intégrer des applications de fournisseurs tiers et des sources de données externes. Pour obtenir une vue d’ensemble encore meilleure, les entreprises devraient relier leurs applications dans une suite d’applications. 59% des entreprises préfèrent cette approche à une approche best-of-breed qui combine différentes solutions logicielles spécialisées. Relier ses applications professionnelles au suivi budgétaire et aux processus d’approbation dans une suite permet de contrôler et de gérer les dépenses de manière proactive, plutôt que de réagir uniquement aux dépenses déjà effectuées. Il est ainsi plus facile de faire évoluer les politiques, d’augmenter la résistance de l’entreprise et d’améliorer la conformité.
Niveau IV: suite d’applications intégrée
Si une entreprise a intégré ses applications dans une suite d’applications, elle est déjà fortement positionnée. Les directeurs financiers ont une vue globale du fonds de roulement et peuvent prendre des décisions stratégiques en toute flexibilité. Il ne reste plus qu’à optimiser les processus de bout en bout pour gérer les dépenses de personnel. Par exemple, en mettant en œuvre des processus prédictifs intelligents afin de réduire les temps de traitement pour la vérification des factures et le remboursement de la TVA.
Niveau V: processus intelligents
L’introduction de processus intelligents et prédictifs marque la fin de la transformation de la gestion des voyages et des dépenses. Cela signifie une efficacité maximale, des processus interconnectés et une vue d’ensemble complète des coûts. La compétitivité s’en trouve accrue, l’entreprise devient plus agile et plus résiliente. La première pierre est ainsi posée pour l’introduction de nouvelles solutions – par exemple pour les assistants virtuels, pour l’analyse prédictive et pour les technologies intelligentes de protection contre les fraudes.
Même si les entreprises ont fermement en vue le cinquième niveau, il est judicieux d’avancer pas à pas vers cet objectif et de vérifier à chaque fois ce qui est vraiment utile au niveau actuel. En s’adaptant en permanence, les entreprises se donnent le temps d’éliminer les erreurs, d’établir durablement de nouveaux processus, de gagner l’acceptation des collaborateurs et de transformer ainsi progressivement la culture d’entreprise.
(Business Traveltip)
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