En matière de numérisation dans les entreprises, les unités de voyage d’affaires sont en tête. Néanmoins, l’accélération du processus doit être une priorité pour l’année prochaine, selon une nouvelle étude de Forrester Consulting commandée par Amadeus Cytric Solutions.
L’accélération de la transformation numérique de la gestion des voyages d’affaires est considérée comme essentielle pour améliorer la satisfaction des employés et atteindre les objectifs de l’entreprise l’année prochaine.
Le rapport montre en outre que les dirigeants mondiaux sont de plus en plus conscients que la réussite de leur entreprise passe par le développement de processus qui soutiennent leurs collaborateurs dans un nouvel environnement de travail hybride.
Des défis qui restent à relever
80% des personnes interrogées dans le monde entier ont déclaré que la gestion des voyages d’affaires et des frais de déplacement était plus numérisée que les autres processus de leur entreprise.
Lors de la dernière enquête, en 2020, ce chiffre était encore de 67%. Cependant, la gestion actuelle des voyages d’affaires et des frais de déplacement comportait encore quelques défis, notamment des processus manuels et fragmentés, la conformité et la sécurité.
«Accélérer la transformation numérique de la gestion des voyages d’affaires est une priorité absolue pour de nombreuses entreprises au début de l’année prochaine», indique Rudy Daniello, vice-président exécutif, Amadeus Cytric Solutions. «Alors que le monde du travail s’oriente vers un avenir hybride, les processus, les technologies et la culture d’entreprise doivent être mis à jour afin d’accroître l’engagement et de permettre une meilleure collaboration des employés dans la planification des voyages.»
Les nouvelles solutions mises en œuvre avec succès pourraient améliorer la conformité aux politiques de gestion des voyages d’affaires et simplifier le reporting. Le risque de ne pas mettre en œuvre des solutions numériques serait également réel. Seuls 40% des décideurs interrogés dans le domaine de la gestion des finances et des voyages ont indiqué qu’ils vérifiaient toutes les notes de frais – plus de la moitié sont donc vulnérables à la fraude, aux erreurs humaines et aux problèmes de conformité.
Apaiser les inquiétudes des collaborateurs
La pression pour le changement vient de tous les niveaux de l’entreprise. Les collaborateurs se plaignent le plus de devoir avancer des frais de déplacement – une situation qui pourrait être résolue par l’utilisation de cartes virtuelles et d’autres solutions intégrées.
Pour 83% des cadres, les paiements virtuels sont la fonctionnalité la plus appréciée d’une plate-forme de bout en bout pour les réservations de voyages et les notes de frais. Dans l’ensemble, 55% des personnes interrogées ont déclaré que l’un des plus grands avantages des paiements virtuels était une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses de voyage. 42% ont estimé que cette technologie permettait de réduire le risque de fraude et 39% ont déclaré que ces outils amélioraient les processus de récupération de la TVA.
«La vérification des notes de frais peut être un processus long et manuel, surtout si les employés doivent soumettre des justificatifs papier ou si les informations sont saisies dans des tableurs. Des systèmes entièrement automatisés, y compris les paiements numériques, peuvent être une solution efficace.»
Rudy Daniello conclut: «Depuis la pandémie et le passage à des formes de travail hybrides, les attentes des collaborateurs vis-à-vis de la technologie ont augmenté et leur satisfaction a nettement diminué.»
Selon lui, se concentrer sur l’expérience des employés en utilisant la technologie collaborative peut contribuer à inverser ces tendances, à encourager l’engagement, à contribuer à un secteur durable et à réduire les coûts pour les entreprises.
Méthodologie de l’étude
L’étude a été menée entre juillet et août 2022 en Allemagne, en Australie, au Brésil, au Canada, en Espagne, en France, en Inde, en Irlande, dans les pays nordiques (Danemark, Finlande, Norvège et Suède) et aux États-Unis. Chacun des 525 principaux décideurs en matière de gestion des voyages d’affaires interrogés représente une entreprise dont le chiffre d’affaires se situe entre 100 millions et 5 milliards de dollars et qui emploie entre 1’000 et 20’000 personnes.
(Business Traveltip)
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