Concur (Germany) GmbH s’est associé à Opinium Research pour sonder 2’500 personnes du Benelux, d’Allemagne, de France, d’Italie, des pays nordiques, d’Autriche, de Suisse, d’Espagne et du Royaume-Uni qui prennent des décisions financières ou de voyage ou qui ont voyagé régulièrement pour affaires avant la pandémie de Covid-19, dont 226 personnes de Suisse. Les résultats montrent que la facturation excessive des dépenses ne se fait pas toujours à grande échelle sur des sommes à six chiffres, mais commence souvent à petite échelle.
Une proportion étonnamment élevée (12%) d’employés d’entreprises suisses pense qu’il est acceptable de soumettre une note de frais sciemment fausse pour un montant allant jusqu’à 100 francs. Dans ce contexte, il n’est pas surprenant que les entreprises suisses de 250 employés perdent près de 14’162 francs par année en raison notes de frais frauduleuses.
Cette perte est particulièrement grave dans le contexte actuel de marché très dynamique et de situation concurrentielle difficile à planifier. Aucune entreprise ne peut se permettre d’être inefficace ou de gaspiller. À cela s’ajoute la pression constante des régulateurs et des investisseurs qui attendent des mesures de protection ou préventives.
Du simple arrondi aux dépenses privées
Lorsque les employés font de fausses déclarations dans leurs notes de frais, ils font preuve d’une grande créativité: de nombreuses personnes interrogées ont déjà arrondi des frais kilométriques (38%) ou la facture de téléphone professionnelle (31%). Un autre moyen fréquemment utilisé pour compléter les paiements de dépenses est de présenter des factures de restaurants privés (33%) ou des coûts d’équipement de bureau (29%). Le minibar, par exemple, n’est pas moins populaire et 32% des personnes interrogées en Suisse facturent des boissons alcoolisées qui ne sont pas couvertes par le règlement des dépenses de leur entreprise.
D’après les résultats de l’étude, ce comportement frauduleux est motivé par le sentiment d’équité de chacun. La dépense est considérée comme une compensation pour les heures supplémentaires non payées (18%), les coûts supplémentaires dans le cadre du travail à domicile (18%) ou le temps passé en voyage d’affaires (19%). Ainsi, seulement 35% des personnes interrogées déclarent également que le règlement sur les frais de voyage de leur entreprise est bien adapté et équitable.
Contrecarrer, oui, mais comment?
Le large éventail de comportements frauduleux rend particulièrement difficile l’identification des fausses notes de frais. Surtout si les entreprises utilisent encore le papier et le crayon pour le traitement. Les entreprises suisses ne sont pas les seules à déclarer que leur gestion des frais n’est pas numérisée et que 25% d’entre elles ne disposent pas des données nécessaires pour détecter les fraudes liées aux frais.
Bien que les décideurs du secteur des voyages et des finances reconnaissent le grand potentiel de l’intelligence artificielle, seules 17% des entreprises suisses l’utilisent pour la détection des fraudes internes jusqu’à présent. Cependant, l’étude révèle que seuls 24% des répondants savent ce qui doit être considéré comme de la fraude.
Dès lors, il convient de former le personnel, employés comme responsables des voyages et des finances, en matière de réglementation des dépenses. Si une politique claire en matière de dépenses et de comptabilité est complétée par une formation et des solutions automatisées et intelligentes de gestion des dépenses, les schémas de fraude peuvent être détectés plus rapidement.
Il ne s’agit cependant pas de soumettre tous les employés à une suspicion générale. Pour SAP-Concur, la création d’une culture d’entreprise positive, fondée sur la confiance et l’égalité de traitement, dans laquelle les préoccupations sont entendues et les employés se sentent soutenus, est essentielle. L’utilisation de solutions de gestion des dépenses et des risques basées sur l’IA, telles que Concur Detect by Oversight, constitue une étape importante à cet égard.
Les participants au Swiss Travel Management Forum, qui se tiendra à Zurich demain, jeudi 28 octobre 2021, pourront en savoir davantage sur la manière dont les solutions SAP Concur garantissent le bon déroulement des processus de facturation et la conformité au sein de l’entreprise. Sur les stands 6 et 8, les experts de SAP-Concur ainsi que HR Campus, partenaire, seront disponibles pour répondre à toutes les questions relatives à la numérisation de la gestion des voyages d’affaires. Vers l’inscription au STMF Zurich.
(CD)
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