Travel Manager haben die einmalige Chance, zu Superhelden in den Unternehmen zu werden – aber sie können ihre Rolle nur durch eine bessere Selbstdarstellung und den Aufbau abteilungsübergreifender Beziehungen verbessern und ausbauen. Dies ist das Fazit eines Workshops vom Institute of Travel Management in Grossbritannien.
«Während wir uns von der Pandemie erholen, ist es jetzt an der Zeit, den starken Rückenwind des Jahres 2019 zu nutzen, der Türen öffnete und leitende Verbindungen und Netzwerke förderte», heisst es im Bericht «Future Role of the Travel Manager», der von einer gleichnamigen Arbeitsgruppe des ITM veröffentlicht wurde.
Travel Manager haben in den letzten zwei Jahren eine Feuerprobe überstanden – oder besser gesagt, eine Feuerprobe durch Feuern. Während eine kleine Minderheit entlassen wurde, als das Reiseaufkommen mit dem Ausbruch der Covid-19-Pandemie einbrach, sahen diejenigen, die auf ihrem Posten blieben, wie ihre Arbeit sowohl strategisch als auch operativ an Bedeutung gewann.
Travel Management wird Querschnittaufgabe
«Es eröffnete den Travel Managern die Möglichkeit, sich mit verschiedenen Abteilungen innerhalb ihrer Organisation zu beschäftigen», heisst es im ITM-Bericht. «Alle Einkäufer in der Taskforce sprachen von einer grösseren Gruppe von Stakeholdern, die mehr Interesse an dem Reiseprogramm hatten.»
Lotten Fowler, Geschäftsführerin des schwedischen Geschäftsreiseverbandes, kommentiert auf «Business Travel News Europe» so: «Die Sichtbarkeit von Travel Managern hat dramatisch zugenommen, was denjenigen, die sie ergriffen haben, eine Chance bot. Die Bedeutung des Reisemanagements wurde den Unternehmen deutlicher vor Augen geführt. Sicherheit: Wir müssen mit dem Travel Manager sprechen. Nachhaltigkeit: Wir müssen mit dem Travel Manager sprechen. Work-Life-Balance: Wir müssen wieder mit dem Reisemanager sprechen.»
Fowler sagt, dass die Pandemie und die damit einhergehenden kulturellen Veränderungen, wie z. B. das Arbeiten aus der Ferne, nur dazu dienten, eine Verlagerung des Schwerpunkts des Reisemanagements von der Beschaffung auf die Personalabteilung zu beschleunigen, die bereits vor Covid begonnen hatte. Zu den im ITM-Bericht genannten relevanten HR-Themen, die nicht mit dem Covid zusammenhängen, gehören der Brexit, die Entsenderichtlinie der Europäischen Union, Vielfalt und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Zwei Chancen
Der ITM-Bericht sieht unterdessen für Travel Manager in zweierlei Hinsicht grössere Chancen. Die erste ist ein strategischerer Ansatz für Reisen. «Viele Reiseprogramme konzentrieren sich auf die Kosten, ohne dass eine breitere interne Unterstützung oder ein Gespräch über den Wert einer Reise, die Investitionsrendite [oder] die Ausrichtung der Reise auf die strategische Agenda des Unternehmens stattfindet.»
Die zweite Achse ist ein breiterer Einsatz der Talente von Travel Managern über ihre eigentliche Reisefunktion hinaus. «Der Travel Manager verfügt über ein vielfältiges und facettenreiches Spektrum an Fähigkeiten, die nicht nur damit zusammenhängen, dass er der Fachexperte für Reisen ist, sondern auch in einer beratenden Funktion agieren kann, die den internen Abteilungen zugute kommt, wenn sie die neue Bedeutung von Reisen innerhalb ihrer Abteilung verstehen.»
Kerry Douglas, Leiterin des ITM-Programms, nennt ein Beispiel: “Wenn eine andere Abteilung Schulungen für neue Teams oder Mitarbeiter zu Themen wie Konfliktmanagement oder Stakeholder-Engagement durchführt, könnte der Travel Manager an diesen Schulungen teilnehmen.»
Nicht auf eine Einladung warten
ITM betont, dass Travel Manager «die Verantwortung übernehmen müssen und nicht warten dürfen, bis sie eingeladen werden», um ihre Rolle zu erweitern. Im Hinblick auf ein strategischeres Handeln «glauben viele Unternehmen, dass das Reiseteam dazu da ist, das ‘Wie’ und nicht das ‘Warum’ zu lösen, und hier ist es wichtig, den Wert, das Fachwissen und den Aufgabenbereich deutlich zu machen.»
Diese Stakeholder werden wahrscheinlich ungewöhnlich empfänglich sein, da die Unternehmen grundlegend überdenken, wie und wo sie Personal einsetzen, wie und wo sie sich treffen und wie sie finanziell und ökologisch vorgehen.
Laut ITM bilden viele Unternehmen interdisziplinäre Arbeitsgruppen, um sich mit diesen grossen Themen auseinanderzusetzen, und Travel Manager dürfen dabei nicht in Vergessenheit geraten. Deshalb, so Douglas, «müssen Einkäufer darauf drängen, Teil dieser Arbeitsgruppen zu werden. Die Reisebranche muss in jedem dieser Gespräche einen Platz haben, weil es für sie relevant ist.»
Ironischerweise wird diese Möglichkeit, sich in eine beratende Rolle zu begeben, durch das derzeitige Aufflackern alltäglicher logistischer Herausforderungen, die durch Flugausfälle, fehlende Mitarbeiter von Travel Management Companies und andere Störungen verursacht werden, behindert. «Travel Manager werden mehr auf die operative Seite gezogen», sagt Douglas. «Die Herausforderung besteht darin, Freiräume zu schaffen, um strategischer vorgehen zu können.»
So ablenkend es auch sein mag, aber vielleicht bietet der anhaltende Bedarf an operativer Unterstützung ein Sicherheitsnetz für Travel Manager. Wie während der Pandemie wird immer jemand gebraucht, der den Schlamassel aufräumt, wenn die Reisestörungen unausweichlich, aber unvorhersehbar eintreten.
Aber wenn diese operative Kernarbeit das Überleben der Travel Manager sicherstellt, dann lässt die wachsende Bandbreite strategischer Aufgaben, die sie potenziell in ihr Portfolio aufnehmen können, vermuten, dass sie auch gut positioniert sind, um zu gedeihen.
(Business Traveltip)
