Die MICE-Branche hat sich rasant gewandelt. Und mit der digitalen Transformation haben sich neue Methoden und Ideen durchgesetzt, um aus Routinen auszubrechen und Events interaktiver zu gestalten. Ein Blick in die Zukunft.
Meeting 2025: Teilnehmende sind aktiv dabei, machen und bestimmen selbst mit. Mit der digitalen Vernetzung und flächendeckenden Verbreitung von Smartphones und Tablets wird Wissen standortunabhängig und kurzfristig vermittelt. Individuelle Kommunikation und Zusammenarbeit ist über weite Distanzen selbstverständlich. Alle Informationen, Studien und Vorträge sind deshalb online verfügbar, zum Beispiel über eine Internet-Plattform oder per App. Das vergrössert nicht nur den Teilnehmer- Kreis, sondern macht auch die Wissensvermittlung effizienter.
INTERAGIEREN UND NETZWERKE BILDEN
Interaktion und Austausch stehen stark im Fokus. Die Teilnehmenden sind durch digitale Dolmetscher sowie grossformatige und intuitiv bedienbare Kollaborationstechniken systematisch vernetzt. Dazu zählen innovative Formate (Innovation Boot Camp, TED Talks, World Café etc.) und neue Technologien (Hologramme, Tangible Media, Bluescape etc.) genauso, wie die Ergänzung von realen Veranstaltungen mit virtuellen Räumen, in denen sich Teilnehmende austauschen. Veranstalter wiederum unterstützen die Netzwerkbildung gezielt. Zum Einsatz kommen digitale Matchmaking-Tools, um Teilnehmende mit ähnlichen Präferenzstrukturen zusammenzubringen, aber auch Social-Media- Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter. Mit ihnen gelingen der Austausch und die Verlängerung der Reichweite ins Social Web. Das gilt für die Veranstaltungsplanung und -vorbereitung, für den Programmablauf, das Live- Streaming der Vorträge, die Vernetzungsaktivitäten und die Versorgung mit entsprechenden Informationen sowie Nachberichten. Denn eine Überzeugung hat sich durchgesetzt: Für das emotionale Erlebnis sind Showeffekte weniger wichtig als die Interaktion mit und unter den Teilnehmenden.
ANGEPASSTE RÄUMLICHKEITEN, EFFIZIENTES ARBEITEN
Veranstaltungsräume fördern nicht nur die Konzentration und Motivation der Teilnehmen- den, sondern auch ihre Interaktion und Kollaboration. Dafür gibt es überall unterschiedlich grosse Räume, flexible Settings (Sitzordnung, Mobiliar, Technik usw.) sowie eine intuitiv bedienbare und individuell buchbare Ausstattung. Und natürlich stehen ein sicherer, stabiler und kostenloser WLAN-Zugang sowie ausreichend vorhandene Stromanschlüsse sowie Lademöglichkeiten für Smartphones, Notebooks sowie Tablets zur Verfügung. Durch in die Veranstaltung integrierte Co-Working-Elemente, virtuelle Räume oder mehrere Standorte verkürzt sich der Reiseweg oder fällt sogar ganz weg. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern erhöht die Motivation der Teilnehmer.
DIGITALE UND REALE FORMATE WACHSEN ZUSAMMEN
Das Veranstaltungsgeschäft ist in unserem Szenario 2025 noch dynamischer und flexibler geworden. Kurzfristig organisierte bzw. angepasste Veranstaltungen sind «ganz normal» aufgrund beschleunigter Innovationszyklen und der Notwendigkeit, tagesaktuelle Themen aufzugreifen und zu integrieren. Die Übergänge zwischen interaktiven Formaten, Elementen und Medien oder Techniken sind fliessend: Interaktive Elemente prägen einerseits ganze Veranstaltungsformate, wie zum Beispiel den Fishbowl. Auf der anderen Seite haben neue Medien und Techniken Interaktionselemente hervorgebracht wie die Social Wall, die traditionelle Frage-Antwort- Runden nahezu ersetzt. Oder denken wir an den Instawalk, bei dem Bilder oder Videos zu einem Thema aus unterschiedlichen Perspektiven aufgenommen und gebündelt ins Netz gestellt werden. Die Zukunft des Meetings ist noch spannender als die Gegenwart.
Anforderungen an den modernen Meetingspace
Darauf kommt’s an: Sechs Anforderungen an den Meetingspace der Zukunft !
1. Interaktion: Teilnehmende wollen bei Veranstaltungen aktiver agieren und mitgestalten.
2. Flexibilität: Unterschiedliche Gruppengrössen mit unterschiedlichen Formaten brauchen unterschiedlich grosse Räume mit veränderbaren Settings sowie intuitiv bedienbarer und individuell buchbarer Ausstattung.
3. Kurzfristigkeit: Kürzere Innovationszyklen und tagesaktuelle Themen fordern kurze Vorbereitungszeiten.
4. Zeiteffizienz: Entweder Anreisezeit und Veranstaltungsdauer werden kurz gehalten, oder man schafft eine Möglichkeit, um die Zeit bei Veranstaltungen auch für das Tagesgeschäft zu nutzen.
5. Sicherheit: Der wachsenden Sensibilität bei personenbezogenen Daten muss genauso Rechnung getragen werden wie der Reise und Aufenthaltssicherheit.
6. Erlebnis: Nur eine Veranstaltung, die ein besonderes emotionales Erlebnis schafft, bleibt in Erinnerung.
www.future-meeting-space.de
Der Autor
Matthias Schultze ist Managing Director des German Convention Bureau (GCB) und hält im Rahmen von vielen Fach-Veranstaltungen Vorträge zum Thema Meetings der Zukunft.
