Amadeus hat das Centre for Economic and Business Research (CEBR) beauftragt, die wirtschaftlichen Vorteile zu berechnen, wenn die Industrie die neueste Technologie für ein End-to-End-Ausgabenmanagement einsetzt. Das nicht überraschende Resultat: Das Sparpotential für die Unternehmen ist beträchtlich.
Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zu den bedeutendsten indirekten Ausgaben und sind ohne geeignete Lösungen schwer effizient zu verwalten. Der derzeitige fragmentierte Ansatz bedeutet, dass die Reiserichtlinien nur unzureichend eingehalten werden. Ausgaben während der Reise wie Verpflegung und Taxis werden nur selten verwaltet. Die Abhängigkeit von manuellen Kostenabrechnungen belastet Reisende, Finanzteams und Manager mit administrativen Aufgaben.
Höhere Produktivität und Effizienz
Auf der Grundlage von Untersuchungen mit Geschäftsreise- und Finanzteams grosser Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Grossbritannien und in den USA unterstreicht die Arbeit von CEBR die wirtschaftlichen Chancen einer digitalen Transformation des Reise- und Ausgabenmanagements. Laut der Studie bietet ein umfassendes Reisekostenmanagement in Deutschland wirtschaftliche Vorteile vor allem in zwei Bereichen.
Einerseits sind Produktivitätssteigerungen bei Reisenden, Managern und Finanzteams möglich. Durch die Digitalisierung des Reisekostenmanagements würden über zwei Stunden pro Abrechnung eingespart, was rund 39’000 Vollzeitbeschäftigten und EUR 2,3 Mrd. an Bruttowertschöpfung entspricht.
Zweitens führen Effizienzsteigerungen im Bereich der direkten Reisekosten zu Einsparungen in Höhe von EUR 2,2 Mrd. oder 6,8% der direkten Reisekosten von Grossunternehmen in Deutschland. Die Einsparungen werden durch die Verringerung von Betrug und Fehlern sowie durch eine konsequentere Anwendung der Reiserichtlinien des Unternehmens erzielt.
Das End-to-End-Reisekostenmanagement erfinde die Art und Weise, wie Unternehmen Reisen bezahlen, abrechnen und verwalten, völlig neu, schreibt Amadeus. Anstelle der Zahlung und Einreichung der Ausgaben erhalten Reisende eine virtuelle Karte mit einem vorher vereinbarten Budget für die Reise.
KI rechnet
Die virtuelle Karte wird auf dem Smartphone des Reisenden gespeichert, so dass er auf der Reise mit dem Budget des Unternehmens problemlos bezahlen kann. Dies bedeutet, dass Reisende Reisekostenabrechnungen nicht mehr einreichen müssen und Finanzteams in drei wichtigen Bereichen effizienter arbeiten können.
Abrechnung, Prüfung und Erstattung werden automatisiert. Da alle Ausgaben über virtuelle Karten getätigt werden und über die Bank des Unternehmens laufen, ist der Abgleich von Zahlungen und Buchungen automatisiert. Mit einer einzigen Quelle für ausgabenbezogene Daten können Unternehmen neue Technologien wie KI einsetzen, um Reisekosten automatisch zu prüfen.
Kontrolle, Budgetierung und Prognose ist schneller und präziser. Da Reisende eine virtuelle Karte für einen vorab vereinbarten Betrag erhalten, der sich nach der Art der Reise richtet, werden die Reisekosten im Voraus kontrolliert. Die Finanzteams können die Ausgaben auf der Grundlage der bereits zugewiesenen Budgets für die virtuelle Karte genau nachvollziehen und müssen Reisekosten am Ende des Monats nicht schätzen.
Die Rückforderung der internationalen Mehrwertsteuer ist vereinfacht. Mit den Optionen zur Ergänzung von Zahlungsdaten mit spezifischen Positionen aus Hotel- und anderen Belegen müssen Finanzteams nicht mehr nach spezifischen Informationen von Reisenden und Anbietern suchen, um die internationale Mehrwertsteuer zurückzufordern.
Viele Risiken eliminiert
Das bisherige Verfahren zur Abrechnung und Rückerstattung von Reisekosten, bei dem Reisende mit ihrem eigenen Geld bezahlen, erhöht das Risiko von Betrug, Fehlern und nicht richtlinienkonformen Reiseausgaben. CEBR hat ermittelt, dass Unternehmen in Deutschland durch ein umfassendes Ausgabenmanagement EUR 2,2 Mrd. an jährlichen direkten Reisekosten einsparen könnten, wenn sie die Zahlungsmittel ihrer Mitarbeiter durch eine virtuelle Karte für ein vorher festgelegtes Budget ersetzen würden.
«Diese Studie liefert überzeugende wirtschaftliche Argumente für einen ganzheitlichen Ansatz des Ausgabenmanagements. Die massive digitale Transformation kommt genau zum richtigen Zeitpunkt, um den Bedarf an effizienteren und smarteren Geschäftsreisen zu decken, die Unternehmen besser begründen, messen und kontrollieren können», sagt Rudy Daniello, Executive Vice President von Amadeus Cytric Solutions.
«Schätzungen zufolge werden Unternehmen in diesem Jahr weltweit über USD 1 Billion für Geschäftsreisen ausgeben. Durch die Möglichkeit, diese Investitionen besser zu kontrollieren, indem sie im Voraus festgelegte Reisebudgets vereinbaren und durchsetzen, dürften grossen Unternehmen in den vier Märkten im Durchschnitt mehr als 8% der direkten Reiseausgaben einsparen», sagt Owen Good, Head of Economic Advisory des CEBR.
Grosses Potenzial
«Mit dem Potenzial, mehr als zwei Stunden Zeit für die Abrechnung und Verwaltung jeder Reise zu sparen, würde die Verwendung digitaler Zahlungsmethoden neben der Abschaffung des traditionellen Reisekosten-Abrechnungsprozesses erhebliche Produktivitätsgewinne ermöglichen», so Good. Allein in Deutschland würde die vollständige Nutzung des End-to-End-Ausgabenmanagements 4,7% der Zeit einsparen, die bisher für die Reisekostenabrechnung und -verwaltung aufgewendet wurde, so dass die Mitarbeiter produktiveren Aufgaben nachgehen könnten.
Das CEBR stützte sich bei der Erstellung seiner Wirtschaftsmodelle auf eine Umfrage unter mehr als 1000 Entscheidungsträgern aus den Abteilungen Finanzen und Geschäftsreisen in grossen Unternehmen (ab 250 Mitarbeitern) in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und in den USA. Die Analyse von CEBR fokussierte sich auf die Reiseausgaben und deren Auswirkungen auf die Unternehmen in verschiedenen Bereichen.
Untersucht wurden die Auswirkungen auf die Unternehmenskosten, die Kosten des Zeitaufwands für reisebezogene Steuerverwaltung, die Anzahl der mit solchen Verwaltungsaufgaben beschäftigten Mitarbeiter und die Auswirkungen auf die Transparenz, das Betrugsrisiko und die internationalen Verfahren zur Rückforderung der Mehrwertsteuer.
Die durch die Analyse der Umfragedaten erhobenen Auswirkungen auf Unternehmensebene wurden verwendet, um Produktivitätsverbesserungen bei Vollzeitbeschäftigten und direkte Ausgabeneinsparungen zu berechnen, die möglich wären, wenn alle Unternehmen die neueste umfassende Ausgabenmanagement-Technologie für Geschäftsreisen einsetzen würden. (Business Traveltip)
