Lors des voyages d’affaires, les processus manuels basés sur des justificatifs et formulaires papier sont un fardeau qui va à l’encontre des attentes actuelles des employés. L’envie de se déplacer en voyage d’affaires et de rencontrer des clients ou des associés en personne disparaît donc rapidement lorsque les justificatifs s’accumulent dans les bagages.
Durant la pandémie, les PME suisses ont beaucoup investi dans les infrastructures informatiques et les outils digitaux. Selon l’étude sur les PME en Suisse, réalisée par SAP Concur, 38% des collaborateurs des PME suisses sont toutefois devenus plus exigeants quant à l’utilisation des outils digitaux par leur employeur.
Les solutions digitales simplifient la gestion de dépenses des collaborateurs, comme les notes de frais. Dans un tiers des PME suisses (34%), les justificatifs scannés peuvent déjà être soumis en forme digitale. En revanche, pour plus d’un tiers (38%) des collaborateurs, la présentation de justificatifs de notes de frais n’est possible que sous forme papier.
Cependant, en accumulant les reçus, les justificatifs papier peuvent être perdus à jamais, surtout en déplacement. 14% des collaborateurs de PME suisses interrogés indiquent même qu’ils ne sont pas remboursés pour cette raison.
Le déroulement du voyage d’affaires ne se termine pas une fois de retour au bureau : une personne sur quatre en PME suisses (23%) affirme que ça prend beaucoup de temps pour faire des notes de frais. En plus, il n’est pas rare que les notes de frais soient contestées, de sorte que les salariés doivent fournir des informations ou des documents supplémentaires.
Ensuite commence l’attente: un tiers (30%) des personnes interrogées indiquent que le remboursement des frais dure moins d’une semaine, cependant 29% des employés attendent encore deux à quatre semaines pour recevoir leur argent.
7% des collaborateurs des PME suisses indiquent que le processus d’autorisation et de gestion des voyages d’affaires les freine réellement dans leur travail quotidien. Les Suisses trouvent cependant leur note de frais moins dérangeante que leurs voisins autrichiens (15%) et allemands (10%).
(Business Traveltip)
Imprimer
