Geschäftsreisen sind für Arbeitnehmende oft mit Stress verbunden. Sowohl die Vorbereitung, die Reise selbst als auch die Zeit danach können stresssteigernde Faktoren mit sich bringen. Das belegt auch die Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur.
Reiseplanung und ‑buchung, die eigene Sicherheit unterwegs, aber auch die Reisekostenabrechnung belasten laut der Umfrage Geschäftsreisende weltweit. Dabei sind Entspannung und Ruhephasen nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch auf Geschäftsreise entscheidend, um anstehende Aufgaben konzentriert und motiviert bewältigen zu können.
Wer als Geschäftsreisender selber an der Reiseplanung beteiligt ist, dessen Arbeitsalltag wird unmittelbar vor der Abreise schnell mal etwas stressiger. Neben den regulären Aufgaben einen Überblick über Buchungen und Daten zu behalten, gestaltet sich oftmals schwierig – schnell gerät dann etwas wichtiges in Vergessenheit. Unterkunft und Anreise gehören meist nicht dazu. Aber die Einreisebestimmungen werden oft zu wenig beachtet.
Wichtig für die Einreise sind länderspezifische Informationen zu benötigten Dokumenten oder etwa erforderlichen Impfungen. Für Bürgerinnen und Bürger mit europäischer Staatsangehörigkeit reicht innerhalb von Europa meist der Personalausweis, in Ländern ausserhalb der EU werden häufig ein lange über die Reise hinaus gültiger Reisepass oder auch Visa benötigt. Liegen diese Dokumente nicht vor, müssen sie beantragt werden – und das kann Zeit und Geld kosten.
Ein Visum wird zum Beispiel für Australien, China oder Indien benötigt und ist abhängig von der Dauer des Aufenthalts sowie dem Einreisegrund. Die Bearbeitungszeit vom Antrag bis zur Ausstellung des Visums variiert je nach Land. Grundsätzlich kann mit einer Dauer von bis zu zwei Wochen gerechnet werden, ein Antrag auf postalischem Weg kann jedoch bis zu vier Wochen beanspruchen. Auch für einen neue Pass können mehrere Wochen nötig seit.
Welche Zeit ist Arbeitszeit?
Eine der immer wieder diskutierten Fragen ist: Was gilt auf Geschäftsreise als Freizeit, was als Arbeitszeit? Diese Überlegung bereitet Kopfzerbrechen, ist aber für jede Geschäftsreise unumgänglich.
In der Regel wünschen sich Arbeitgeber, dass Mitarbeitende während der regulären Arbeitszeit von unterwegs arbeiten. Mit gutem WLAN und eigenem Laptop ist das heute meist kein Problem mehr – ein voller Zug oder laute Flugzeugpassagiere können die Arbeit jedoch behindern. Wenn möglich, sollte man ausserhalb der Stoss- und Ferienzeiten reisen oder im Zug einen Platz in einer Ruhekabine buchen.
Während der Geschäftsreise müssen Situationen ausserhalb der regulären Arbeitszeit stets im Kontext der Arbeit gesehen werden. Ein gemeinsames Abendessen mit dem Kunden zählt in der Regel als Arbeitszeit, während ein Dinner allein als Freizeit gewertet wird. Die Regelungen für Geschäftsreisen halten die meisten Unternehmen in ihren Compliance‑Richtlinien fest, ansonsten sind sie vor der Reise mit dem Vorgesetzten zu diskutieren.
Andere Länder, andere Sitten
Ob Frankreich, Japan oder USA – jedes Land hat seinen eigenen Knigge, der auf Reisen zu berücksichtigen ist. Besonders auf Geschäftsreisen ausserhalb Europas, aber natürlich auch in Nachbarländern, ist respektvolles Auftreten gegenüber anderen Kulturen und Sitten wichtig.
Um Fettnäpfchen zu vermeiden, sollte man sich deshalb vor der Reise über das Zielland informieren. In Frankreich ist es auch nach Corona unter engeren Kontakten beispielsweise wieder normal, sich bei der Begrüssung Küsschen links und rechts zu geben.
In manchen Ländern gibt es zudem unhöfliches Verhalten, das im ersten Moment ganz normal wirken kann. In Finnland, Kanada und Japan sollten man zum Beispiel den Teller nie ganz leer essen, da man damit signalisiert, nicht ganz satt geworden zu sein. Anders in Frankreich oder Deutschland, wo ein leerer Teller Wertschätzung für die Mahlzeit zeigt.
Wenn man sich über die Gepflogenheiten im Zielland nicht sicher ist, hält man sich zu Beginn lieber etwas zurück und versucht, das Gegenüber einzuordnen. Kleine Fauxpas können passieren – ein Gespräch über die kulturellen Gemeinsamkeiten und Unterschiede kann Aufschluss geben und gleichzeitig die Atmosphäre auflockern.
Stress kompensieren
Auf Geschäftsreise geht es oft hektisch zu – von einer ungewohnten Hotel- und Arbeitsumgebung bis zu einem eng getakteten Terminplan, womöglich in einer anderen Sprache. Das kann sowohl Kopf als auch Körper stark beanspruchen. Bewegung wie Joggen oder Spazierengehen hilft dabei, körperliche Beschwerden zu vermeiden und den Kopf freizubekommen.
Gleichzeitig wird die Durchblutung angeregt und leistungssteigender positiver Stress ausgelöst, der zur kurzzeitigen Steigerung der Konzentration führen kann. Bei schlechtem Wetter bieten sich hoteleigene Fitnessstudios an. Alternativ hilft ein Workout mit YouTube-Videos. Dort gibt es unter anderem stärkende und dehnende Übungen für Menschen, die viel Zeit im Sitzen und vor dem Bildschirm verbringen.
Auch Meditations- und Achtsamkeitsübungen helfen bei der Stressbewältigung. Meditative Atemübungen und aktive Bewegungsmethoden können Veränderungen in den Gehirnregionen hervorrufen, die für Stressreaktionen verantwortlich sind. Achtsamkeit begleitet hingegen im gesamten Alltag und kann in Form von Mantras, Digital Detox oder bewussten Pausen und Gedankenübungen dabei unterstützen, Momente bewusster zu erleben, Störfaktoren auszublenden und dadurch Stress zu vermeiden.
Flugangst überwinden
Auch Flugangst kann Geschäftsreisende schwer belasten. Von Nervosität bis zu Panikattacken können die Symptome je nach Person schwanken und die Reise massiv behindern. Auch hier sind Entspannungstechniken und Ablenkung effektive Selbsthilfemassnahmen.
Weit verbreitet ist dabei die progressive Muskelentspannung – lockere Muskeln entspannen die Nerven und lindern dadurch den Stress. Fundiertes Wissen über Flugzeuge und das Fliegen hilft, irrationale Gedanken bewältigen zu können. Und mindestens zwei Stunden vor Abflug am Flughafen sein beugt Stress vor.
Ist die Geschäftsreise beendet, folgt der Papierkram für die Abrechnung. Prinzipiell fallen unter Reisekosten die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Sie müssen durch Rechnungen oder Tickets belegt werden, die schnell zu einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft führen. Weil darüber hinaus Anlass, Datum und Dauer der Tätigkeit festgehalten werden müssen, notiert man sich das bereits unterwegs.
(Business Traveltip)
