Rund 60 Mitglieder des Event Management Circle (EMC) machten sich im Mai auf den Weg ins Berner Oberland, genauer ins Kultur- und Kongresshaus Thun (KK Thun). Gastgeber war Reto Konrad, der seit sechs Monaten Herr des Hauses ist. Während der Besichtigung der Location konnte man sich einen Eindruck über die verschiedenen Event-Möglichkeiten verschaffen. Der Schadau- sowie der unterteilbare Lachensaal, die hellen und grosszügigen Foyers sowie die zwei Workshop-Räume eignen sich für Veranstaltungen jeglicher Art. Mit 18 bis zu 740 Sitzplätzen ist der Rahmen für Kongresse, Seminare, Firmenevents, Produktpräsentationen oder Ähnliches gross gesteckt. Eine Besonderheit des KK Thun ist das sogenannte «Safety Rig», das den Technikern im Lachensaal einen einfachen Zugang zur Beleuchtungsinfrastruktur erlaubt.
Klar, strukturiert und ohne Stress
Das Motto des Mai-Event-Circles lautete «Themen, über die kaum einer spricht». Doch in Thun wurde ganz explizit über die perfekte Organsation eines Events und die Event-Kontrolle gesprochen.
Matthias Kindler, Experte für Markeninszenierung und Event-Marketing, nahm sich ersterem Thema an. In seinem Vortrag zeigte er auf, worauf der Event-Manager bei der Planung eines Anlasses zu achten hat. Dabei fielen Schlagworte wie «schnell entscheiden », «der Chef im Ring sein» oder «keine Passiv-Formulierungen». Wer dem Event eine Struktur verpasse, habe schon halb gewonnen. Dazu zählen eine umfangreiche Planung, ein perfektes Timing, massgeschneiderte Listen und Pläne sowie vollständige Kontaktformulare. Eine grosse Hilfe dabei sei der Einsatz einer geeigneten Software. Neben einem detaillierten Regieplan und Drehbuch sei es wichtig, die Verantwortungsbereiche klar zu definieren. Sobald der Event auf dem Papier definiert sei, gehe es um die Umsetzung. Dabei seien Proben das A und O. Nicht unterschätzen dürfe man ausserdem den Zeitfaktor.
Wichtiges Thema, das gerne vernachlässigt wird
Am Nachmittag nahm sich Prof. Dr. Hans Rück dem Thema Erfolgskontrolle an. Viel zu oft ginge diese bei der Organisation eines Events unter – sei es aus Zeit- oder Budgetgründen. Ziel einer jeder Veranstaltung sei es, Emotionen auszulösen, Informationen zu vermitteln und Aktionen auszulösen, so der Dozent der Hochschule Worms. Für die Messung dieser Wirkungen müssten unterschiedliche Instrumente eingesetzt werden – seien es Befragungen, Beobachtungen oder das sogenannte Self Assessment Manikin (SAM), das aufgrund von Piktogrammen auf einer fünfstufigen Skala emotionale Befindlichkeiten festhalten kann. Für die Erhebung der Teilnehmerzufriedenheit könnten aber auch Skalen, Kontaktpunktanalysen oder «Service Maps» verwendet werden. www.eventcircle.ch
