Bei strahlendem Sonnenschein und sommerlichen Temperaturen trafen sich rund 100 Mitglieder des Event Management Circle (EMC) in der Villa St. Charles Hall in Meggen. Das Haus war die optimale Location für den zweiten EMC-Anlass des Jahres, der unter dem Motto «Projektmanagement: Tools, Techniken, Cases» stand. Während der Pausen wurde die Terrasse mit Blick auf den Vierwaldstättersee und den Bürgenstock genossen, aber auch eine Führung durch die Villa mit Gastgeberin Yvanka Gerussi lohnte sich.
VORBEREITUNG, ERFAHRUNG UND INNOVATION SIND GEFRAGT
Der Tag startete mit Professor Stefan Luppold von der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Er plädierte in seinem Referat für ein proaktives Risikomanagement bei der Organisation von Events. A und O sei dabei die Risikobeurteilung, um dann die geeigneten Massnahmen in die Wege zu leiten. Dabei müssen alle involvierten Stellen und Personen berücksichtigt werden. Doch bei aller Vorbereitung dürfe die Kunst des Improvisierens nicht zu kurz kommen.
Zwei Grossprojekten waren die beiden folgenden Vorträge gewidmet. Während Guido Rumi, Senior Consultant bei der Agentur Standing Ovation, über die Organisation des Public Experience ABB Gotthard 2016 berichtet, widmete sich Roland Anderegg von der Anderegg Tourismus Denkfabrik der Kandidatur ESAG 2025 Glarus+ (Eidg. Schwing- und Älplerfest). Für die Organisation des ersten Praxisbeispiels war eine Vorlaufzeit von nur 4,5 Monaten vorhanden, Anderegg hat etwas mehr Zeit, nämlich acht Jahre. Am Gotthard-Event galt es, eine Brücke zwischen Praxiserfahrung und Inspiration zu schlagen. «Wir haben die ganze Klaviatur der Live-Kommunikation gespielt und alles mit Emotionen gefüllt», erklärte Rumi. Als Rat gab der Fachmann den Zuhörenden mit auf den Weg: «Versuchen Sie zu den klaren und klassischen Planungsprozessen, ergänzende, neue Modelle einzubauen.» Für Anderegg gilt es, viele Interessen unter einen Hut zu bringen und ein Konzept zu präsentieren, das die Politik, die Anwohner, das Gewerbe, die Verbände und Wirtschaft, die Medien, Fachexperten, die Sportler und die rund 250000 Festbesucher gleichzeitig glücklich macht. Ob dies gelingt, entscheidet der Eidg. Schwingerverband 2021.
FÜR EINEN GUTEN ZWECK – ODER AUCH NICHT
Ein Multimediaereignis lockte am Nachmittag wieder in die Räumlichkeiten der Villa St. Charles. Petra Mehmann, Senior Produktionsleiterin bei Schweizer Radio und Fernsehen für den Bereich Produktion Unterhaltung, liess bei der Vorstellung der Spendenaktion «Jeder Rappen zählt» beeindruckende Zahlen fallen. Es seien ca. 1000 Leute involviert, es werden rund 1200 Arbeitsstunden an 50 Arbeitsplätzen vor Ort geleistet. 750 Übernachtungen, 1500 Mahlzeiten und 2500 PET-Flaschen werden benötigt, ausserdem 4km Kabel und 300t Material, das auf 15 Sattelschleppern und fünf Lastwagen transportiert wird, kommt zum Einsatz. Der Stromverbrauch entspreche in etwa demjenigen von fünf bis sechs Einfamilienhäusern pro Jahr.
Mit ganz anderen Problemen hat Corinne Imbach, Präsidentin des Luzerner Fest, zu kämpfen. Auch hier handelt es sich um einen Anlass für einen guten Zweck, der aber das optimale Format noch nicht ganz gefunden habe. Steigende Kosten, strengere Auflagen und fordernde Besucher machen den Eventorganisatoren zu schaffen. Doch die neue Präsidentin hat einige Veränderungen ins Auge gefasst, die insbesondere ab 2018 zum Tragen kommen werden.
Pea Weber von PWP Productions, erfahrener TV-Produzent und Radio-Moderator, erzählte für einmal nicht von erfolgreichen Events, sondern von solchen, die schief liefen. Als Beispiele nannte er die Fifa Weltfussballer-Gala «Ballon d’Or» im Zürcher Opernhaus und die Miss Schweiz Finalshow von 2014 in einem durchsichtigen Grosszelt auf dem Bundeshausplatz. Bei beiden Events war er für die Organisation zuständig und konnte den jeweiligen Kunden aber nicht klar machen, dass eine Eventshow sich nicht zwangsläufig auch als TV-Show eigne. Bei der Fifa-Gala waren Sepp Blatters Freunde im Zelt auf dem Sechseläutenplatz wichtiger als die eigentliche Gala im Opernhaus und bei der Miss- Schweiz-Show misslang fast alles − von der Locationwahl, über die Bestuhlung, die Akustik, die Lüftung, bis hin zur Ablauforganisation.
www.eventcircle.ch
Risikomanagement
Bei der Organisation eines Events gilt es, die verschiedenen Risikobereiche zu definieren und danach entsprechende Massnahmen zu ergreifen. Mögliche Risiken sind unter anderem
in folgenden Gebieten angesiedelt:
Eventaktivitäten (z.B. gefährliche Attraktionen)
Besucher (z.B. Massenverhalten)
Kommunikation (z.B. Equipment)
Vorschriften (z.B. Zusammenarbeit^mit Behörden)
Notfallpläne (z.B. Koordinierung)
Umwelt (z.B. Wettereinflüsse)
Eventplanung (z.B. Schutzmassnahmen)
Event (z.B. Zugangskontrolle)
Finanzen (z.B. Budgetkontrolle)
Personal (z.B. Aufgebot)
Location (z.B. Parkmöglichkeiten)
Organisation (z.B. Verantwortungsbereiche)
Zulieferer (z.B. Verträge)
Zeit (z.B. Zeiteinteilung)
